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Solo hasta que hice un curso de emprendimiento por Internet me di cuenta de que uno es, definitivamente, un absoluto desorden.

Uno tiene papeles en cada cajón, guarda otros en un archivador, esparce las cosas sobre el escritorio o la mesa, empieza a hacer una cosa y termina haciendo otra, tiene tantas cosas en la cabeza que a veces mientras hace alguna de ellas recuerda una más, la hace y al final puede que ni siquiera sepa lo que empezó a hacer.

Todo el mundo dice que hay que anotar las cosas, fijarles un orden y hacerlas de esa manera. Si fuera tan fácil todos seríamos unos genios. Pero el asunto no es así. A eso hay que agregarle muchas otras cosas.

Una de ellas es la que aprendí en el curso de emprendimiento y que no es otra cosa que organizarse uno mismo en su entorno y terminar con los distractores.

Al principio parece una bobada, pero al cabo del tiempo uno se da cuenta de lo efectivo que es.

Lo primero es como si entráramos al colegio: hay que comprar unas cajas, etiquetas, carpetas, marcadores, bandejas para documentos y un calendario (o utilizar el del celular). Además, fijar un lugar para los CD y los DVD.

Cuando tenga eso, seleccione todo lo que tiene pendiente por hacer. En una de esas cajas guarde todas las cosas que considera que son más urgentes. No las organice. Solo métalas en la caja. Y marque la caja con la frase “Esta semana”. Es decir que allí no debe haber nada más que lo ‘urgente’ o inmediato.

Puede etiquetar cada cosa que meta allí para saber qué es, cuándo y dónde debe hacerlo.

No bote nada. En otra caja guarde todo lo otro que no consideró urgente. Lo que puede esperar.

Luego mire alrededor y guarde todas las cosas que están fuera de su lugar. Es decir, decida dónde va a dejar los borradores, cuál será el sitio de los esferos, cuál el de los lápices, en qué lugar ubicará el papel, dónde pondrá las USB, el computador, los cargadores, el celular y todas las demás cosas.

Lo importante es dejar a la mano lo más necesario y un poco más lejos lo que es menos necesario. Pero todo en un lugar en donde siempre deberán estar. Esto evitará­ que pierda tiempo buscando el tajalápiz, por ejemplo. O que le toque revolver la oficina para hallar la USB.

Aunque no lo crea, esto ayudará a la productividad de su empresa, o a la de usted mismo, porque perderá menos tiempo buscando cosas y ganará más para hacer lo que realmente necesita.

¿Pero qué pasó con las cajas? Muy, pero muy pronto, se dará cuenta de que realmente no necesita lo que dejó en la caja de las cosas que pueden esperar.

De la otra, la de “Esta Semana”, habrá sacado algunas cosas y las habrá desarrollado, pero se dará cuenta también de que van llegando otros trabajos que hacen que lo que creía que era inmediato e importante ya no lo sea.

Mire también qué tiene a su alrededor y vea qué lo puede distraer. ¿Cuántos grupos de WhatsApp tiene? Su celular puede ser un gran distractor. Pregúntese si cada uno de esos grupos es realmente importante. Y evite aquellos que lo distraigan de lo que está haciendo. O haga dos pantallas en su celular. Una para cuando está en el trabajo y la otra para cuando está fuera de él.

Por ejemplo, si recibe muchos mensajes personales por Facebook y no los necesita en su trabajo, deje la aplicación en la segunda pantalla. Lo mismo Instagram, o Waze, o Easytaxi.

En la primera pantalla deje solo lo que es prioritario en su trabajo y eliminará un distractor más.

Si lo que lo distrae es Twitter, porque le llegan muchos mensajes que realmente no necesita, recurra a las listas. Si a usted le interesan las noticias, pero no verlas todo el tiempo en su Time Line, haga una lista que se llame “Noticias” e inscriba ahí todos los medios que quiera seguir. Y cuando quiera saber qué pasa en el mundo, entra a esa lista, no a su Time Line.

Estas son algunas de las cosas que podemos hacer para organizarnos en este 2018. Hacer esto y lo demás que a usted se le ocurra, hará que su año sea más productivo y, ojalá, menos estresante. 

 

@VargasGalvis

 

 

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PERFIL
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Egresado de Comunicación Social y Periodismo de la Universidad de La Sabana. Hizo un curso de agencias de prensa en la Agencia Dpa, en Hamburgo (Alemania). Jefe de prensa y Director de Divulgación de Promec Televisión. Redactor de espectáculos, editor nocturno, redactor político, Jefe de Redacción y director de la Agencia Colombiana de Noticias Colprensa. Trabajó en la Casa Editorial El Tiempo como Editor de Actualidad, jefe de Redacción y Editor General del Periódico HOY. Fue Editor General del periódico Q'hubo de Cúcuta (Colombia). Twitter: @VargasGalvis

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