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Dentro de los planes del gobierno existe una apuesta grande, llegar a un estado cero papel, desde que leí esta iniciativa llamó mi atención por ecológica y necesaria; actualmente contamos con suficientes herramientas tecnológicas para lograr reducir el uso del papel al mínimo, no sólo en el estado, sino también en el sector privado.
Sin embargo entre más pienso, más me convenzo de lo difícil de esta meta. En primer lugar hay que entender que cero papel, no es imprimir y digitalizar, percibí que erróneamente se caía en esta idea, ya que cuando comentaba con amigos este tema, automáticamente la respuesta era “…en mi empresa intentamos digitalizar, pero….“, la digitalización puede ayudar un poquito al reducir el número de fotocopias y seguramente bajar costos de archivo, pero claramente no debe ser la solución.
Tenemos que llegar a crear una cultura de aceptación del documento electrónico, crear ese documento, masificar la firma electrónica, aceptar como lo dice nuestra ley que, al igual que existe el contrato verbal, también existe el contrato electrónico, es cierto y no muchos lo tienen claro, una propuesta aceptada por correo electrónico constituye un contrato, nuestra legislación desde 1999 prevé esto, sin embargo todavía no hemos interiorizado la idea que el correo electrónico también pude ser un documento formal.
Otro tema muy complejo es cambiar la mentalidad, en este caso principalmente en el estado, lograr hacer entender a funcionarios, jóvenes y viejos, que un expediente puede ser conformado por archivos y documentos creados electrónicamente y no necesariamente por una gran cantidad de folios en una carpeta; este es un reto difícil, hasta ahora el archivo general no ha logrado evitar la duplicidad de documentos (varias fotocopias de un mismo documento en cuanta carpeta lo menciona), no me imagino la lucha para lograr que se acepte que una resolución con firma digital, creada, archivada, notificada y conservada electrónicamente.
Lo importante es que ya existe la voluntad y hay una iniciativa en ese sentido, un primer paso importante y confiamos que sea el punto para un rápido avance. En la medida en más personas nos concienticemos de la importancia de reducir el uso del papel, tanto en el sector público como en el privado y, de un modo u otro apoyemos este tipo de iniciativas, es posible que en el mediano plazo logremos llegar a ese mundo cero papel.
Imagen tonada de Getty Images.
María Beatriz Jaimes Acevedo
Asesora jurídica – Programa Conexión Total
Corporación Colombia Digital
