Pautas que deberían tener en cuenta los empresarios con respecto a los acuerdos de confidencialidad.
Durante el proceso de investigación y desarrollo propio de las organizaciones se genera conocimiento que tiene el potencial de generar valor agregado para la empresa. Revelar dicho conocimiento sin haber tomado las medidas para protegerlo puede causar pérdidas de recursos y oportunidades de negocio.
La obligación de confidencialidad es importante en todas las compañías, especialmente para las pequeñas empresas y emprendedores que generalmente subcontratan servicios de terceros. Por lo tanto, es aconsejable que la empresa celebre acuerdos de confidencialidad con quienes participen en el proceso creativo y se obliguen a mantener la información en secreto hasta que sea prudente publicarla.
¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?
Un acuerdo de confidencialidad es un contrato que establece la obligación de mantener en secreto cierta información que las partes pretenden compartir entre sí pero no desean circular públicamente. De esta manera, el titular de la información confidencial establece una protección legal, en virtud de la cual estará facultado para solicitar indemnización por los daños y perjuicios que se causen por la publicación de la información sin su autorización. Así las cosas, el acuerdo de confidencialidad tiene un efecto disuasivo para la parte que pretenda divulgar deliberadamente la información protegida.
¿Cuándo deben celebrarse acuerdos de confidencialidad?
Los acuerdos de confidencialidad deben celebrarse con los trabajadores o contratistas que tengan acceso a información sensible, especialmente cuando participan en el proceso de creación de productos o servicios que la empresa pretende explotar para generar y mantener una ventaja competitiva en el mercado.
De igual forma, se deben celebrar acuerdos de confidencialidad cuando dos empresas están considerando entablar una relación comercial y comparten información sensible para evaluar el potencial de la alianza. Así mismo, se deben solicitar acuerdos de confidencialidad a los clientes que tengan acceso a información sensible sobre la empresa o los productos y servicios que se ofrecen.
Sin embargo, para establecer una relación de confianza con inversionistas, aliados comerciales y clientes, es estratégico iniciar las conversaciones con base en información pública y sin solicitar un acuerdo de confidencialidad. Solo cuando la conversación se torne hacia información sensible del negocio, o datos privados sobre los productos o servicios, conviene celebrar un acuerdo de confidencialidad.
Los acuerdos de confidencialidad deben ajustarse a las particularidades de cada caso, la calidad de la información que se pretende compartir y las necesidades de las partes. En todo caso, estos acuerdos deben celebrarse antes de revelar la información confidencial.
¿Cómo definir la información confidencial?
La naturaleza de la información confidencial se debe definir de manera clara, con el fin de establecer los límites de la obligación. Definiciones ambiguas no ofrecen una protección efectiva, pues permiten diferentes interpretaciones que podrían generar disputas entre las partes. Por lo tanto, los empresarios deberían nombrar expresamente la información que debe ser protegida, como secretos empresariales, reportes financieros, planes de mercadeo, prototipos de productos, entre otros datos sensible que pueda a generar valor a empresa.
Aunado a lo anterior, se debe establecer lo que no se considera información protegida en el marco de la obligación de confidencialidad. Por ejemplo, información pública, información legalmente obtenida por una fuente alterna, información desarrollada de manera independiente, o cualquier otro caso en el que la contraparte haya tenido acceso a la información de manera legal.
Finalmente, las partes deben acordar de antemano las circunstancias en las que podrán revelar la información confidencial, como ocurre con una orden judicial o administrativa de una autoridad competente. En estos casos, el acuerdo de confidencialidad debe establecer la obligación de notificar al titular de la información.
¿Qué vigencia debe tener la obligación de confidencialidad?
El término de duración de la obligación de confidencialidad debe tener coherencia con la naturaleza de la transacción y de la información que se pretende proteger. La confidencialidad se debe mantener a lo largo de la relación contractual, en tanto las partes intercambien constantemente información sensible. Es usual que las partes acuerden destruir y devolver la información recibida al terminar la transacción.
Adicionalmente, la obligación de confidencialidad se extiende durante tres o cinco años siguientes a terminación de la relación comercial, dependiendo del valor estratégico de la información y la rapidez con la que se vuelva obsoleta.
¿Cuál es la importancia de la confidencialidad en relación con la propiedad intelectual?
Los derechos de propiedad intelectual asociados a los secretos industriales y las patentes dependen de la confidencialidad con que se mantenga la información asociada a los mismos. En el caso de los secretos industriales, la información será objeto de protección en tanto se mantenga oculta y tenga un valor comercial por ser reservada. Por su parte, para la concesión del privilegio de patente, entre otros requisitos, la invención debe ser nueva, es decir, que no sea conocida con anterioridad a la fecha de solicitud del registro. La divulgación de la información asociada a un secreto industrial o una patente puede generar para el empresario la pérdida total e irremediable de los derechos de propiedad intelectual.
Vale la pena resaltar que los acuerdos de confidencialidad son un eslabón de la cadena de medidas de protección que se deben tomar para asegurar la información sensible. Particularmente, si se desea proteger un secreto industrial, además de firmar acuerdos de confidencialidad, los empresarios deben implementar una política de seguridad de información que combine estrategias de compartimentación de la información, identificación del personal con acceso autorizado, claves, seguros y encriptación de los datos, registros de las personas consultan la información, entre otras medidas aptas para rastrear la información y evitar su divulgación no autorizada.
Cristina Narváez
Abogada