Vaya momento el que nos ha tocado vivir en este 2020. Por fortuna, hemos contado con una aliada estratégica para enfrentar esta coyuntura, la digitalización. Hoy tenemos una nueva forma de hacer las cosas y, aunque suene cruel, el covid-19 aceleró muchos proyectos de transformación digital que requerían las diferentes empresas, áreas y personas del país y el mundo. Áreas como las de comunicaciones y relaciones públicas no son la excepción. Como profesionales de este maravilloso mundo debemos prepararnos para reinventar nuestros modelos de trabajo y aportar en el camino que las empresas están necesitando para sobrevivir. Así que mi aporte es dejar una serie de recomendaciones para instaurar el plan de comunicación digital iniciando hoy con la “sala de prensa virtual con la nueva normalidad”
¿Qué es la sala de prensa virtual?
Una sala de prensa es una herramienta de comunicación que es realmente útil para tu relacionamiento. Se trata de un sitio dentro de tu página web en el que le muestras a la prensa, o a los visitantes en general, una serie de información que es relevante para dar a conocer tu marca y que tu público conecte contigo.
Tú eliges qué información es la que compondrá tu sala de prensa virtual con la nueva normalidad, pero quiero recomendar que sea aquella información que comunique el verdadero eje de tu negocio y la forma como ayudas a resolver las necesidades de tu público. Así las cosas, en ella, generalmente, se suelen publicar los comunicados de prensa, las entrevistas que te han hecho, tus apariciones en medios de comunicación, fotos importantes, vídeos…
Empresas de gran tamaño cuentan con una sección en su página web dedicada a este fin. Se pueden consultar revisando la sección “prensa”, “sala de comunicación”, “medios”, “contenido”, etc. Sea cual sea su denominación en las diferentes webs se trata de lo mismo: una página dedicada a tu relación con los medios de comunicación… y hoy, la sala de prensa virtual con la nueva normalidad.
¿Para qué sirve esta sala virtual?
La sala de prensa virtual debe ser el lugar en el que los periodistas, o personas interesadas, busquen cualquier tipo de información que tenga que ver con tu marca. Para ello deben poder encontrar información, tanto actual como del pasado de tu negocio.
Si has tenido varias apariciones en la prensa estas deben estar actualizadas en tu sala de prensa para que la información ofrecida al periodista sea lo más fresca y fiable posible. Esta sala de prensa es un “responsable de prensa” que trabaja las 24 horas para ti. Gracias a esta página, no tendrás que facilitar determinada información a los periodistas que quieran saber de ti: lo tendrán todo a su alcance en tu sala de prensa virtual. Por supuesto, para lograrlo debes haberlo comunicado con anterioridad y generar estrategias SEO para su posicionamiento.
Por lo tanto, la sala de prensa es una herramienta que sirve para que puedas ofrecer a los periodistas la información de tu marca más fiable y actualizada; y para que ellos puedan hacer su trabajo de la manera más sencilla posible en lo que a ti respecta.
¿Qué debe contener una sala de prensa virtual?
Eso depende del tipo de empresa o página web en la que se encuentren. Sin embargo, quiero recomendarte algunos elementos que no pueden faltar en esta sección.
1. Notas de prensa enviadas
¿Has elaborado notas de prensa para dar a conocer las novedades de tu negocio a los periodistas? Si es así, en el momento en que la nota de prensa está saliendo de tu empresa para llegar a los emails de los periodistas ya debe estar publicada en tu sala de prensa online.
En otras palabras: la sala de prensa debe incluir todas las notas de prensa que hayas enviado a los medios de comunicación y, de ser posible, por orden cronológico o con un buscador que facilite el hecho de encontrarlas.
2. Tus apariciones en los medios
¿Has aparecido en los medios de comunicación? Si algún medio te ha mencionado, has aparecido como una fuente de autoridad en una publicación, escribiste un contenido de opinión, te entrevistaron… Cualquiera que sea la aparición que hayas hecho en un medio, debe estar en tu sala de prensa, y si son muchas apariciones, simplemente organízalas.
3. Dossier o Kit de prensa actualizado
El dossier o kit de prensa es un elemento indispensable en tu sala de prensa virtual (revisa el ejemplo de Bibliored). Este deber estar a disposición de cualquier persona que visite tu sala de prensa y siempre debe ser descargable. De esa forma, los periodistas podrán tener un contexto sobre ti y tu negocio.
4. Fotografías y vídeos
El mundo hoy es visual, así que en tu sala de prensa virtual con la nueva normalidad puedes añadir una galería de imágenes o vídeos que puedan ser descargados y utilizados por la prensa en sus publicaciones. Pueden ser vídeos corporativos, mensajes de audio grabados o fragmentos de apariciones que hayas hecho en medios, etc.
También se recomienda agregar elementos gráficos que puedan ser útiles para los periodistas: fotos de voceros, el logo en diferentes formatos, manual de imagen… Así, los periodistas o instituciones interesadas tendrán todos los materiales gráficos necesarios a su disposición en cualquier momento.
5. Sección de contacto
Por supuesto, una sala de prensa no sería una sala de prensa si no tuviese una sección de contacto. En ella deben aparecer los datos de contacto de las personas que se encargan de la comunicación externa.