En el mundo corporativo actual, uno de los desafíos más importantes es mantener una cartera saludable. Esto es una necesidad, muchas veces insatisfecha de las compañías, que aunque operan adecuadamente no ven la rentabilidad ni el crecimiento esperados.
Una cartera saludable protege adecuadamente el flujo de caja disponible, y un flujo saludable puede ser la diferencia entre los números rojos y los números negros. Por ende, una cartera saludable puede ser igual a prosperidad.
Esto es, sin duda, retador. Sin embargo, las buenas prácticas empresariales ayudan a proteger la vida de las compañías, que si bien no pueden prosperar en todos sus frentes, sí pueden perdurar gracias a herramientas efectivas y procesos organizados.
BUENAS PRÁCTICAS QUE BENEFICIAN LA COBRANZA
No es un secreto que la labor de cobranza tiende a ser un proceso tedioso y poco asertivo, si no se tiene una hoja de ruta y unos procesos estandarizados para la misma.
Compañías líderes en servicios administrativos como TMF GROUP, recomiendan algunas prácticas que pueden ayudar a gestionar la cartera de manera ordenada y efectiva:
- Conozca a sus clientes: antes de entablar cualquier tipo de relación comercial, es importante investigar a profundidad la historia de quien solicita sus productos o servicios. Existen documentos oficiales que pueden ser solicitados a los clientes como soporte de su estabilidad financiera. Estos pueden ser los estados financieros de la empresa, certificados por una autoridad contable, las matrículas mercantiles, la identificación ante los entes regulatorios y las certificaciones comerciales. Estas últimas son prueba de las relaciones que su posible cliente tiene con otros proveedores o clientes.
- First Time Right (FTR): este concepto, que traduce acierto a la primera, hace parte de la Gestión de la Calidad Total (TQM por sus siglas en inglés). Su fin es procurar que todo proceso administrativo, de venta o de cobro, se haga bien desde la primera vez que se hace, y que se mantenga así durante todo el periodo de vínculo comercial. Esto evita excusas por demoras injustificadas.
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- Aproveche la Big Data: la completa digitalización de los procesos administrativos, de las bases de datos, los cobros y los pedidos es un avance que ha revolucionado la forma en que se hacen negocios. Manejar adecuadamente toda esta información, con herramientas óptimas para ello, permite agilizar la filtración de clientes, leads, competencia y sustitutos. Así mismo, hace posible comunicarse efectivamente con todas las partes interesadas y llevar la trazabilidad de las operaciones.
- La era de las IA: este otro espectro del avance tecnológico ha llegado al mundo de los negocios para automatizar procesos que antes se hacían tediosos y extensos, además de proteger los patrimonios. A través de esta herramienta las compañías pueden organizar las tareas pendientes y disponer su ejecución de manera eficiente. Se puede también priorizar de una manera objetiva, considerando el impacto para el flujo de cada cuenta por cobrar y proyectar el flujo, factorizando diferentes escenarios que devengan del cobro. Además, a través de machine learning, las IA son un aliado de verificación y protección. Esta característica permite a la herramienta entrenarse con experiencias pasadas y con información disponible en la red, para evitar caer en engaños o pagos fraudulentos.
ALIANZAS ESTRATÉGICAS PARA PROTEGER EL FLUJO
La implementación de estas estrategias puede suponer un esfuerzo adicional en las compañías. Es por esto que, afortunadamente, el mercado tiene ya a disposición de los empresarios aliados idóneos en materia de cobros, que ayudan a que el proceso de integración con las buenas prácticas sea más fluido.
La cobranza puede ser uno de esos procesos que, al ser entregado a un referente en la materia a nivel internacional, libera el tiempo de los ejecutivos para dedicarse a la innovación, la diversificación de ingresos y las inversiones.
Por ejemplo, TMF GROUP, a través de sus más de 125 oficinas a nivel mundial, opera un servicio ordenado de acompañamiento a la cartera, que incluye:
- Estrategias prácticas que permiten a las compañías evitar la demora en el pago de las facturas, esto a través de recordatorios personalizados, que se adhieren a las políticas de cada mercado.
- Divulgación de las buenas prácticas de facturación, con capacitación en el mismo rubro, y comunicaciones de incentivos por pagos oportunos.
- Análisis de la solvencia de los clientes durante el proceso de onboarding y reportes periódicos de carteras considerables.
- Empleo de tecnologías de última generación al servicio de las empresas. Estos softwares, originales de TMF, se integran con las herramientas locales del cliente, de manera rápida y sin esfuerzos adicionales, para ofrecer soluciones expeditas y registro adecuado de las cuentas por cobrar.
CARTERA SEGURA, CORAZÓN CONTENTO
Al integrar enfoques sistemáticos y tecnologías avanzadas, ofrecidos por TMF, se garantiza un flujo de caja constante al minimizar los retrasos en los pagos, se reducen las facturas vencidas, además de mejorar las políticas de crédito y cobranza.
La facturación clara y la comunicación proactiva fortalecen las relaciones con los clientes, aumentando su fidelidad. Además, el uso de herramientas de automatización para esa tarea reduce significativamente los costos administrativos y acelera los ciclos de pago, liberando recursos para el crecimiento estratégico.