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A pesar de las múltiples sentencias de defunción de los procesos de planeación, es claro y cada vez mayor, el requerimiento de una adecuada planeación estratégica en las empresas, no solo en el ámbito corporativo y de estrategia del negocio como tal, sino en cada una de las áreas del negocio como Mercadeo, Producción, Administración.
La Tecnología Informática no se queda atrás en este requerimiento. Aunque algunos dicen que para qué se planea si los cambios son tan rápido y tan grandes; son precisamente estas dos condiciones las que exigen que haya un proceso de planeación que permita estructurar el plan de ataque y de asimilación de los cambios que se vienen, sin generar tropiezos en las empresas.
Adicional al movimiento del mercado, hay unas fuertes presiones sobre el área de TI de cada vez hacer más con menos, o en el mejor de los casos, con los mismos recursos. Ahora los Gerentes de TI deben liderar los procesos de innovación, pero sin presupuesto para ello; deben generar incrementos en productividad y competitividad, pero no tendrá recursos hasta que no demuestre que su aplicación realmente brindará los beneficios ofrecidos.
El Plan Estratégico de Tecnología Informática (PEETI) entonces debe atender precisamente estos requerimientos y desarrollar unas estrategias que permitan al área de tecnología cumplir con este "mandato". Afortunadamente se cuenta con metodologías ampliamente probadas para desarrollar estos planes con el impacto requerido y con unos entregables que permiten garantizar el éxito en su implementación.
El primer resultado de un PETI es una base para el entendimiento de los factores fundamentales que intervienen y son intervenidos por la tecnología: la estrategia corporativa, la organización, los procesos y las entidades de datos. Se conoce como el Modelo de Empresa y con base en él se efectúa las decisiones de reorganización y se identifican los puntos donde se requiere flexibilidad para responder a las exigencias de los clientes.
Adicionalmente este modelo permite tener una visual muy clara, en seis matrices, de la interacción de sus componentes así:
- Que procesos y entidades son estratégicamente impactantes para el momento actual de la empresa
- Quien es responsable por los procesos, entidades, y estrategias
- Que procesos y qué entidades deben estar cercanamente relacionados
Es tan poderoso el resultado de este modelo de empresa, que en algunas organizaciones hemos tenido que detener el proceso de planeación hasta tanto no se reestructure la compañía para solventar falencias que se detectan con este ejercicio.
Otro entregable del PETI es la conciliación a la que se llega con los diferentes líderes usuarios en cuanto a los requerimientos y exigencias que tienen sobre los sistemas de información. Se recogen los "pendientes" de tiempo atrás, se mira hacia los requerimientos futuros, y se inicia el establecimiento de la valoración de los beneficios de cada requerimiento. De esta manera ya no se estructuran proyectos para quien más duro grite, o para quien tenga el dinero para gastárselo, sino proyectos que impliquen un cumplimiento de los parámetros de inversión de la empresa, que por lo general involucran que como mínimo el retorno de la inversión sea superior al costo del capital.
Adicionalmente hay un esquema numérico para la fijación de prioridades de los proyectos con base en factores de alineación estratégica, obtención de beneficios, demanda del requerimiento y el factor de éxito esperado en su implantación. Esta priorización permite validar y conciliar el orden de desarrollo e implementación de las diferentes soluciones.
Para soportar entonces los requerimientos se desarrollan la arquitectura de datos, la arquitectura de aplicaciones y la arquitectura geográfica de la red donde se determinan las políticas para la información, qué bloques de aplicaciones y datos debo tener, y adicionalmente desde donde se accederá la información o hacia adonde se deben distribuir los recursos.
Por último, quedan definidos los organismos para el manejo efectivo de la tecnología, desde los entes de seguimiento y control, hasta las políticas, estrategias y estructura orgánica para el departamento de TI.
Solo con esta proceso de planeación y los entregables que arroja se puede garantizar que las empresas estarán claramente preparadas para la incursión en negocios soportados sobre su plataforma tecnológica. Dejarán de ver las TIC como un gasto al cual siempre hay que ver como se reduce, sino como una inversión que posibilita el futuro del negocio, y en ocasiones es gracias a las TIC que la empresa puede cumplir con los objetivos propuestos.
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