Cobrar desde el teléfono, tablet o computadora
Todos los trabajadores independientes necesitamos ser más eficientes para cobrar nuestro trabajo.
Facturar en la nube no significa
Hablamos de sistemas que te permiten saber quién te debe, cuánto te debe, cuándo debería haberte pagado, cuánto te retuvo en impuestos, cuándo debes llamar a cobrar. Y también a quién le debes, cuánto puedes pagar y si tu negocio va dejando ganancias o pérdidas, para que puedas gastarte esa platica extra que te quedó o para hacer los recortes necesarios para seguir creciendo.
¿Ventajas de facturar en la nube? claro: mantener tus cuentas actualizadas y al día desde cualquier equipo (y dejar de depender de windows o cualquier otro sistema exclusivo), dejar de tener todo en una única computadora, expuestos al desastre de perder todo si llega a fallar, porque es seguro que todas las computadoras un día fallarán.
Doy testimonio del pánico y del perjuicio cuando se pierde el acceso a los datos por esa manera «tradicional» de manejar datos contables. ¡Si está bien no lo cambies! te dicen… pero ¿en serio está bien así? El miedo a cambiar no siempre nos protege, nos puede mantener atados a un disco duro que ya no da lo que necesitamos igual que hace 5 años. ¿Qué edad tiene la máquina en la que haces tus cuentas y facturas?
También podemos dejar de enviar sobres de papel al contador y dejar de pasar tanto tiempo haciendo oficios mecánicos que en realidad se pueden completar prácticamente solos cuando hay un buen sistema. ¿Por qué ponerse a digitar todos los meses los valores de la factura telefónica de plan fijo con el mismo precio todos los meses? ¡Digítala una vez y programa el pago recurrente! Y si tienes un cliente fijo con un contrato de pago mensual… no repitas cada mes la factura, pídele al sistema que la genere automáticamente con los mismos valores. ¡Y envíala por email! (Oye el podcast en iTunes)
¿Desventajas?: que se caiga internet y uno se quede sin facturar hasta solucionarlo. Ese es el gran miedo. Bueno, en mi caso eso se solucionaría más bien fácil: usando el teléfono para entrar al sistema. O si uno es muy tradicional… pues llenando manualmente los formatos, como cuando se usaban esos factureros en talonarios de papel. ¿Te tocó usar papel carbón alguna vez?
De todas maneras siempre recomiendo tener conexiones alternas de datos y no depender de una sola empresa de internet. Por ejemplo, no le compres los datos del celular al mismo proveedor de la casa y de la oficina, un problema con esa compañía te bloquearía todo a la vez. La facilidad de operar el sistema en cualquier otra computadora o dispositivo móvil debe aprovecharse bien, es decir… la nube nos permite trabajar en cualquier otro aparato y tener acceso a los mismos datos y servicios. Si se cae el internet en tu oficina… sigue en tu casa, o en el celular. ¡Ahora se puede!
En este episodio podcast menciono 2 sistemas de facturación en la nube, uno colombiano y uno español. Hoy recomiendo el uso del sistema colombiano «Alegra« en el que a mi me ha ido muy bien, y que permite hacer cuentas de cobro (si eres de régimen simplificado) y facturar (si eres del régimen común).
El sistema español «Factura Directa« ofrece además una app para iOS y para Android. No tiene base de operaciones en Colombia pero si ofrece aquí sus servicios, respondiendo dudas y asesorando vía email. Su especialidad es emitir facturas. Si se elige este sistema español también conviene saber que su plataforma en la web (usando un computador) está bien adaptada al lenguaje colombiano, pero para usar la aplicación en teléfonos y tablets de momento hay que acostumbrarse a usar algunos términos españoles, por ejemplo «albarán» en lugar de «remisión» o «presupuesto» en lugar de «cotización». (Oye el episodio podcast en TuneIn)
Algunas horas antes de emitir el episodio podcast, envié un tweet mencionando a ambos sistemas y el colombiano Alegra respondió de inmediato, pasando así la primera prueba de servicio al cliente. Bien por el community manager. Además debo anotar que cuando lo probé y comencé a pagarlo hice una queja/sugerencia que acogieron rápida y eficazmente, así que con gusto y confianza, a todos los trabajadores independientes, freelancers y empresarios en Colombia, México, Panamá y República Dominicana, les dejo aquí la recomendación de este servicio para poder cumplir con las obligaciones ante la DIAN de la manera más cómoda y eficiente posible.
Pocas horas después también recibí noticias del sistema español Factura Directa, con un correo de verdad muy gentil en el que agradecían el podcast y me contaban que tomaron ideas de él para seguir mejorando su sistema, y con la firme intención de adaptarse más y mejor a las necesidades de los colombianos. (Oye el podcast en Spreaker)
Ambas son muy buenas opciones, ambas abiertas a oír a sus clientes y a atendernos bien. Ambas con buenos niveles de seguridad y confiabilidad de servidores web que -curiosamente- usan Amazon Web Services. Y ambas avaladas por el sello de la DIAN en sus plataformas.
Nota importante: legalmente puedes emitir ‘cuentas de cobro’ sin necesidad de sistemas de contabilidad, pero siempre viene bien ayuda para ser eficientes al cobrar y contabilizar bien esas cuentas. Y para facturar necesitas una resolución de autorización de la DIAN para emitir facturas. Para usar estos sistemas en la nube conviene asegurarse de tener la resolución DIAN apropiada con números consecutivos vigentes. Las autorizaciones para expedir facturas ‘por computador’ requieren que uses sistemas contables como estos que se recomiendan aquí, que aseguran que tus facturas cumplan todo lo que manda la ley.