Excel es una herramienta muy potente que nos permite hacer grandes cosas. A continuación, te vamos a mostrar varias formulas y atajos que te permitirán ahorrar mucho tiempo en el trabajo gracias a esta herramienta.

6 FORMULAS PARA OPTIMIZAR TIEMPO EN EXCEL

1. CONTAR.SI

Esta fórmula te permitirá contar elementos que cumplen un cierto criterio dentro de una tabla. El criterio podrá ser por ejemplo que las celdas sean mayores que un cierto valor, que sean igual a un valor, que sean menores a un valor, que sean iguales a un texto, etc.

2. SUMAR.SI, PROMEDIO SI

Estas formulas nos permiten hacer una suma o el calculo de un promedio solamente para los datos que cumplan unos requisitos previamente definidos. Las condiciones que se pueden indicar son las mismas que en CONTAR.SI y SI.

3. ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula nos permitirá rellenar de forma masiva columnas o filas con numeraciones aleatorias. La formula es muy sencilla solo necesitaremos indicarle los rangos en los que debe de asignar los números aleatoriamente.

4. CONCATENAR

La formula concatenar nos da la opción de unir dos o más valores de celdas en una sola. Por ejemplo, si tenemos la columna nombre y la columna apellidos esta fórmula nos permitirá unificar los datos en una única celda. En el caso que queramos un espacio entre ambos datos deberemos de incluir en la formula un salto con el valor (“ ”).

5. BUSCARV

La formula de BUSCARV nos permite sacar de una tabla datos en función del valor de una celda determinada distinta a la tabla. Gracias a esta formula cuando le demos el valor de una determinada celda esta buscara ese valor en la tabla y devolverá el valor que aparezca en la columna que previamente le hayamos marcado para fila que coincide con el valor de la determinada celda del principio.

6. SI

Esta fórmula te permite tener un valor u otro en función de si se cumple una condición previamente definida o no. Excel evaluara la condición que nosotros queramos, puede ser un cálculo, que sea igual, menor, o mayor que un dato, y dependiendo de si es VERDADERO o FALSO el resultado nos dará un valor u otro.

5 TIPS PARA OPTIMIZAR TIEMPO EN EXCEL

Como vemos en este artículo de excel templates este software tiene un gran potencial, no solo para optimizar procesos mediante formulas si no para agilizar el proceso de creación de libros mediante el atajo por comandos. A continuación, tienes una muestra de ellos que te harán la vida más fácil.

1. Selección rápida de filas, columnas o toda la hoja.

Si pulsamos en la cuadricula, en la parte de la izquierda sobre un numero de fila, seleccionaremos toda esa fila. Si hacemos lo mismo, pero pulsando sobre el titulo de una columna estaremos seleccionado la columna entera. En el caso de que queramos seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo lo único que tenemos que hacer es clic en la celda vacía en la esquina superior izquierda del Excel.

Esto mismo lo podrás hacer con el teclado si pulsas esta combinación de teclas:

Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba

Seleccionar Fila = control +shift + derecha/izquierda

2. Aplicar el formato de moneda a números

Esta opción es fantástica para dar formato a celdas que contienen datos como: cantidades salariales, presupuesto de marketing, cálculos financieros, etc. Tan solo tendremos que seleccionar las celdas a las que queremos aplicar el formato y pulsar CONTROL + SHIFT + $.

Este TIP también lo puedes aplicar si quieres el formato de porcentaje solo tendrías que cambiar el símbolo del dólar en la combinación de teclas por el del porcentaje CONTROL + S H IFT + %.

3. Insertar la hora y fecha actuales dentro de una celda

Si estamos realizando tareas de seguimiento donde indicamos la fecha de finalización, como si estamos llevando un registro de publicaciones, esta serie de combinaciones de teclado nos pueden venir muy bien para agilizar el proceso.

Insertar fecha actual = control + ;

Insertar hora actual = control + shift + ;

Insertar fecha y hora actuales = control + ;

Barra espaciadora y luego control + shift + ;

4. Personalizar el color de las pestañas

Cuando tienes un libro con muchas hojas este truco puede hacer que te resulte mucho más cómodo moverte por ellas. Lo único que tienes que hacer es clic con el botón derecho sobre una de las pestañas y ya veremos la opción de “color pestaña”.

5. Copiar y duplicar formato

Gracias a la función copiar formato podrás replicar en todas las celdas que desees el formato de una que previamente hayas configurado. Tan solo tienes que ir a la celda en cuestión y haciendo clic con el botón derecho pulsamos en la brocha, acto seguido lo único que tendremos que hacer es seleccionar con el cursor las celdas a las que quieres aplicar el formato y ya lo tendremos.