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Carlos Ivan Rivera Parra, Líder del Semillero de Ingeniería y Desarrollo de Software, Docente Escuela TIC de la Facultad de Ingeniería, Diseño e Innovación del Politécnico Grancolombiano
En nuestra sociedad actual el anglicismo mail o email es entendido por la mayoría de las personas. Es muy común que cualquier persona tenga una cuenta de correo electrónico como mínimo, y seguramente muchos han llegado a tener mas de 5 cuentas de correo, inclusive cada vez que cambias de empleo o cada vez que creas un nuevo proyecto o emprendimiento, una de las primeras necesidades que viene a la mente o que tienen las personas es la de tener un nuevo correo o de generar una nueva cuenta de correo para centralizar sus comunicaciones.
El correo electrónico, si bien ha sido una herramienta muy poderosa a través de la cual las organizaciones se mueven, que sirve para gestionar las comunicaciones entre equipos de trabajo, y ha sido incluso usado en muchos otros contextos desde personales hasta legales, tiene una naturaleza asíncrona en la cual la comunicación no es directa y no siempre se encuentra al alcance de la mano, adicional a esto tiene una única función, enviar y recibir mensajes, estos mensajes bien pueden ser texto plano o mensajes multimedia. Pero esto no es suficiente, la interacción que podemos tener con estos mensajes es limitada, provoca pérdidas de tiempo al intentar intercambiar y editar los mensajes recibidos, debido a que cada vez que deseas reenviar un mensaje este es una copia de uno previo o se duplica la información, esto ocasiona un problema en cuanto a la cantidad de información y basura digital generada.
Adicionalmente, cuando recibimos información vía mail o cualquier otro medio, casi siempre tenemos la necesidad en nuestros trabajos y estudios de usar múltiples aplicaciones y software especializado para abrir, editar, revisar los mensajes, entre otras cosas; esto hace que nuestras tareas no sean suficientemente eficientes y tengamos pérdidas de tiempo innecesarias debido a la falta de integración del e-mail con múltiples plataformas de software.
Con la situación de confinamiento actual, muchas personas y empresas han tenido que ocuparse de solucionar la forma en que se comunican con sus empleados, compañeros de trabajos, proveedores, entre otros. Esto ha llevado a que muchas organizaciones tengan que empezar a adoptar mecanismos de comunicación como los chats, los cuales son un medio de comunicación sincrónico. El chat más usado en el mundo actualmente es WhatsApp, esta es una aplicación que seguramente la mayoría de las personas hemos usado alguna vez, y por supuesto muchos la usan a diario. Otra aplicación bastante popular de mensajería es Facebook Messenger, pero a pesar de que millones de personas las usan, estas no son eficientes para la vida laboral, están pensadas y diseñadas para el uso social, para que conversemos con nuestros amigos y familiares, y sirvan para estar en contacto y al tanto de ellos.
Si en tu empresa están usando WhatsApp como medio de comunicación oficial entre los compañeros de trabajo, están cometiendo un error muy grande, puesto que están obligando a sus empleados a mezclar su vida personal con las preocupaciones y el ritmo de su vida laboral, lo cual a futuro me atrevo a mencionar puede resultar en desmotivación laboral y en una segura baja de rendimiento.
Volviendo al punto, las empresas en estos momentos se ven obligadas a migrar a medios sincrónicos de comunicación como los chats y videollamadas, y entendiendo que los chats con un propósito personal no deben ser usados para laborar, es el momento de explorar qué herramientas nos ayudan a gestionar las comunicaciones con nuestros equipos de trabajo y que superan al e-mail en todos los aspectos, puesto que solucionan algunos de los problemas mencionados anteriormente.
A continuación, te menciono algunas de las aplicaciones que permiten gestionar las comunicaciones en los proyectos y organizaciones de una forma mucho más eficiente que el e-mail, con estas aplicaciones podemos organizar nuestros proyectos y diversos grupos de trabajo, en los cuales podemos categorizar las conversaciones por temáticas o de la forma que lo necesitemos, podemos centralizar el canal de comunicación con nuestros empleados, clientes, proveedores y mucho más.
Estas son unas de las cuales te recomiendo explorar y poder verificar cuál te ofrece más beneficios y se ajusta mucho mejor a las necesidades de tu compañía y tu equipo de trabajo.
- Slack
- MS Teams
- Flock
- Discord
Otro de los beneficios que puedes encontrar en herramientas como estas es que en varias de ellas puedes integrar muchas otras aplicaciones y realizar todo tu trabajo necesario sin la necesidad de cambiar de pantalla e ir a otro software, debido a que puedes incluirlas dentro de tus grupos de trabajo y facilitar aun más la colaboración, evitando la perdida de tiempo en cambios de aplicaciones y permitiendo un punto de acceso único a la mayoría de tu trabajo (no aplica al 100 % de los softwares).
Una vez empieces a explorar estas opciones, encontrarás cada vez mas con que el correo electrónico te estorba y que no se acomoda ni al ritmo ni a la forma en que los equipos de trabajo funcionan, sin embargo esto requiere de empezar a realizar cambios en la forma que algunas personas piensan y en algunos casos seguramente te puede llevar a tener que modificar procedimientos definidos en tu organización, lo cual si lo vez desde el punto de vista del mejoramiento continuo será un impulso a la productividad y mantendrás tu organización funcionando, inclusive, si se encuentra en aislamiento preventivo o si todos están en una misma oficina.
Así que, si eres un gerente de proyectos, te invito a que replantees tus planes y matrices de comunicaciones para que puedas obtener los beneficios de olvidar el e-mail y darle una oportunidad a la gestión de las comunicaciones del presente, porque a futuro seguramente estaremos hablando de nuevos modelos de comunicación. Si eres el director de una compañía revisa tus procesos y piensa en que la tecnología avanza más rápido que ellos, y que si no eres capaz de hacerla tu ventaja competitiva se convertirá en tu obstáculo de crecimiento. Si eres empleado de una compañía no dudes en presentar una propuesta para usar alguna herramienta como las mencionadas anteriormente, por último, si ya usas estas herramientas, explorarlas, aprende a usarlas, impulsa su uso y sobre todo analiza cómo se pueden mejorar, quizás puedas ser la próxima persona que revolucione el trabajo en equipo en el mundo.
