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Aviso: Este es un contenido original de Flama Inc. 

Desde hace bastante tiempo que el correo electrónico, en particular Gmail, dejó de ser una simple herramienta para enviar y recibir correos. Hoy en día Gmail es una plataforma, y como tal, en ella pueden funcionar múltiples aplicaciones complementarias, bien sea del mismo store de Google o aplicaciones de terceros que puedes descargar en sus respectivas páginas web.

Gmail tiene un sinfín de aplicaciones, pero las que mencionaré te ayudarán a ser mil veces más productivo y eficiente en tu día a día y, sobre todo, a vender mejor. Si tu área son las ventas, atención al cliente o estás en constante comunicación con proveedores, periodistas o inversores, créeme, esto te servirá.

Las aplicaciones que mencionaré a continuación son gratuitas – y tienen versión paga – y las recomiendo de corazón porque cada uno de los miembros del equipo de Flama Inc. las hemos usado.

 

gmail

 

Mailtrack

Mailtrack es un servicio para rastrear quiénes han abierto y hecho click a tus correos electrónicos. Funciona dentro del mismo Gmail y también tiene su propia aplicación web. En la aplicación puedes ver los correos electrónicos leídos y no leídos. Asimismo, en el correo electrónico que enviaste – en la foto puse un ejemplo llamado “Copies ads” – puedes ver cuántas veces lo han leído y si le han hecho click a algún enlace o archivo adjuntado.

 

mailtrack

 

Lo más curioso y genial de esta aplicación es que usa la modalidad del visto de Whatsapp. Cuando lo envías y aún no lo han abierto sólo verás un visto de color verde; una vez que la persona lo abre aparece el famoso – y a veces odiado – doble visto a lo Whatsapp, sólo que el de Mailtrack es verde oscuro en lugar de azul.

 

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FullContact

FullContact es una aplicación integrada a tu Gmail y también disponible tanto para desktop como mobile (Android y iOS) que te permite conocer más a la persona que te está contactando vía correo electrónico. Míralo de la siguiente manera: no importa si trabajas en la parte de ventas o relaciones públicas o atención al cliente, o si simplemente quieres hacer networking en tu medio, siempre es bueno tener información de la persona con la que te estás comunicando para poder garantizarle algo de valor en los correos electrónicos que le envíes.

Sigamos por un momento el ejemplo de la foto de arriba: cuando un agente de soporte de FullContact me envía un correo electrónico y lo abro, en el lado derecho de la página puedo ver toda la información referente a FullContact: el nombre de la empresa, dirección, sus redes sociales, etc. La información que puedes obtener de allí puede ser muy poderosa para las ventas y networking.

 

full contact

 

La aplicación de FullContact también te ayuda a organizar todos tus contactos asociados a tu correo electrónico: detecta cuáles son duplicados y te permite organizarlos según las etiquetas que vayas creando.

 

full contact2

 

Unroll.me

¿Te has suscrito a tantos newsletters – diarios, semanales, mensuales, etc. – que todo el tiempo tu bandeja de entrada se está llenando de correos electrónicos? Comprendo tu dolor. Personalmente sufrí eso por mucho tiempo hasta que me enteré de Unroll. Esta es una de mis herramientas favoritas porque mantiene vacía mi bandeja de entrada.

A medida que vas recibiendo emails, Unroll los va detectando en su aplicación y tú puedes decidir qué hacer con cada uno: redireccionarlos automáticamente a la papelera, mantenerlos en la bandeja de entrada o añadirlos a tu Rollup. En vez de ver cada día decenas de correos electrónicos nuevos, el Rollup lo que hace es juntar todos esos correos electrónicos en uno; es decir, en vez de recibir 10 diarios, sólo recibirás uno. Genial, ¿no?

 

conrad

 

En tu cuenta de Gmail verás al final de las etiquetas una llamada Unroll.me. Todos los correos electrónicos que añadiste al Rollup serán redireccionados a esa etiqueta, mientras que todos los que elegiste como Unsubscribe serán redireccionados a la papelera. En la foto puedes encontrar esa etiqueta en la esquina inferior izquierda, de penúltima.

Unroll te enviará un correo a diario con todos los emails del día anterior cuyas suscripciones fueron añadidas al Rollup. Lo dicho: en vez de recibir 10 emails al día, tan sólo recibirás uno.

 

gmail

 

Giphy

Quizá este sea la herramienta menos productiva, pero igual vale la pena hablarles un poco sobre ella. Giphy es la famosa red social de GIFs, y su equipo creó una extensión para Gmail que se puede encontrar en el store de Chrome. La función de la extensión es muy sencilla: insertar GIFs en tu correo electrónico.

Obviamente esto no te hace más productivo ni mucho menos, pero sí te ayuda a adornar tu correo electrónico y quizá a reforzar tu mensaje o causarle una sonrisa a su receptor. Hablando por mí mismo, al final de cada correo electrónico prefiero poner el GIF de Leonardo Dicaprio en su película Gatsby en vez de escribir el típico “Saludos”. Más de una vez me han devuelto el correo electrónico señalando lo genial del GIF, y eso siempre ayuda a crear una relación.

 

giphy

 

Wisestamp

Un buen correo electrónico y un buen profesional debe tener siempre una firma elegante y vistosa en su correo electrónico. La firma no sólo sirve para colocar tu información de contacto, sino incluso para compartir contenido de valor o promocionar tu producto. Si una persona abre y le interesa tu correo electrónico, lo leerá desde el principio hasta el final, por lo que no debes desaprovechar esa oportunidad para reforzar tu mensaje.

 

signature

 

Wisestamp te permite “enchular” la firma de tu correo electrónico. Su versión gratuita ofrece varios templates y puedes colocarle color, tu foto, tus redes sociales y página web de tu selección, sin contar con la información típica como tu empresa, teléfonos, dirección, cargo, etc. Te recomiendo ponerle foto para “humanizar” tu correo electrónico. Una vez diseñes tu firma, te descargas su extensión para el Chrome y automáticamente la firma se inserta en tu Gmail.

Protip: puedes modificar la firma de Wisestamp en la Configuración de tu Gmail. Yo lo hice y considero que quedó mucho mejor. Cada información la puse en una línea, y al final de la firma añadí un texto para compartir una presentación de Flama Inc. Compara la firma de la foto de arriba con la de la siguiente:

 

protip

 

Streak

Este lo dejé de último porque es el más largo de explicar al ser el que más funcionalidades tiene. Streak es un CRM – nuevamente, un Customer Relationship Management – integrado a tu Gmail. Este CRM tiene aplicación para iOS y Android, pero sólo puedes manejarlo en el desktop  a través de Gmail, lo que lo hace sumamente sencillo de usar. Lo recomiendo si ejerces en múltiples cargos y funciones dentro de una empresa digital como ventas, reclutamiento, soporte… en fin, todo lo relacionado a las operaciones del día a día que enfrenta una startup cualquiera.

Streak, al igual que Mailtrack, entre sus funcionalidades está la de rastrear correos electrónicos. La versión gratuita te permite rastrear hasta 200 correos electrónicos al mes. Cuando vas a enviar un correo electrónico, puedes decidir si rastrearlo o no. Si aparece un ojo de color verde es porque este fue abierto, y dentro del detalle del correo electrónico puedes ver a la derecha cuántas veces fue abierto, en qué hora del día, en qué dispositivos y en qué dirección.

 

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Streak también re-organiza la etiqueta de “Enviados” para ayudarte a identificar cuáles han sido recientemente leídos, cuáles has pedido rastrear y cuáles son los que aún no han sido respondidos. Esta herramienta es fenomenal a la hora de hacer reclutamiento, ventas o relaciones públicas.

 

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Muchas veces uno recibe un email importante, lo lee por un segundo y luego se pierde entre todos los correos electrónicos de tu bandeja de entrada, olvidándote del mismo por completo. El Snooze evita eso. Cuando abres un correo electrónico, arriba en el relojito naranja puedes establecer una hora para que el mismo vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada como no leído. Esto está genial para la gente ocupada en el trabajo que recibe muchos correos durante el día.

 

 

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Todas estas propiedades de Streak son muy útiles, pero la principal es su CRM, el cual se maneja por pipelines y boxes – tuberías y cajas, en español. En todo negocio tienes diferentes operaciones y cada una tiene múltiples fases. Algunas operaciones pueden ser de soporte, ventas, relaciones públicas, etc. Con Streak puedes crear el pipeline que quieras y diseñar su flujo paso por paso para saber en qué fase estás con la persona contactada vía correo electrónico.

El flujo de ventas de Flama Inc. para captar clientes está dividido en cinco pasos: Contactado, Reunión Lista, Pensando, Sí a Flama Inc. y No a Flama Inc. Por ejemplo, cuando hago el primer contacto con un determinado organizador lo muevo a “Contactado”; si luego del contacto me pide para hacer una reunión, lo muevo a “Reunión Lista’. Si tras la reunión está dispuesto a trabajar con Flama Inc., lo muevo a “Sí a Flama Inc.“. Esto me ayuda muchísimo a mantener organizado mi flujo de ventas. Puedes incluso utilizarlo para proyectos personales como la planificación de tu boda, por ejemplo.

 

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Cada persona que contactas por correo electrónico lo reflejas como una caja. Añades al contacto a una caja, seleccionas en qué pipeline – y su respectivo flujo – corresponde. Supongamos que recibes dos correos electrónicos: uno de Mónica y otro de Nathaly. Mónica es una potencial cliente mientras que Nathaly es una persona que quiero contratar. Al correo de Mónica lo asigno a una caja llamada “Mónica” y la pongo en el paso de “Contactado” dentro del pipeline de ventas; mientras que a Nathaly la coloco en una caja llamada “Nathaly Community Manager” y la reubico en el flujo de “Contratada” dentro del pipeline de reclutamiento.

 

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Dentro de la caja puedes: colocar una observación – por ejemplo, tengo reunión con Carlos a las 10 am; ver todos los correos electrónicos que se han enviado; ver todos los documentos que se han adjuntado; establecer recordatorios; crear un filtro para que todos los correos electrónicos que envíe dicha persona – o que terminen en @x-empresa.com – automáticamente sean añadidos a esa caja, etc. En definitiva, dentro de la caja está toda la información que has compartido con tus contactos desde el momento que los contactaste.

 

contraste

 

Por último y no menos importante, Streak también ofrece Split Thread. Un thread es correo electrónico que ha sido respondido varias veces por ambas partes dentro del correo original. ¿No te ha pasado que le envías un correo electrónico a alguien para hablar sobre X tema, pero luego del cuarto correo estás hablando de un tema totalmente diferente? El split thread te permite separar esa cadena de correos en distintos temas. Puedes agarrar los correos que pertenecen al tema y moverlos a una nueva conversación, manteniendo en el thread inicial los correos relacionados al tema original.

 

messages

 

Bonus

No quería despedirme sin dejarte una herramienta más, también creada por la gente de Streak, llamada Secure Mail for Gmail. Esta extensión en Chrome sirve para encriptar los correos electrónicos que vayas enviar. Para encriptar un correo sólo tienes que darle al candado que está al lado de “REDACTAR”.

 

bonus

 

Bien quieras enviar una contraseña, información confidencial o algo nasty, tu correo lo puedes encriptar con la contraseña de tu elección, y también puedes añadirle una pregunta para así ofrecerle al receptor una pista para acertar la contraseña. Eso sí, para desencriptarlo debe tener también instalada la extensión en su navegador de Chrome.

 

mensaje

 

Cuéntame, ¿qué te pareció el artículo? ¿Qué te parecieron estas herramientas? ¿Conoces alguna otra herramienta gratuita para Gmail que te ayude a ser más productivo en el trabajo? Me encantaría saber tu opinión.

 

 

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CEO de Flamainc.com y de Trulii.com. Economista. Adicto del marketing digital y de las startups.

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6 Comentarios
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  1. Rodrigo, que buen blog, muy buenas las herramientas, te confieso que no las conocía pero si las he vivido, necesitado o requerido… empezare a explorarlas y obvio a utilizarlas porque creo que cuando se desarrollan actividades de mail marketing deben ser muy efectivas para administrar el volumen de información que se maneja. muchas gracias y éxitos..!!

  2. Interesante post, ya comencé a utilizar una de las herramientas. De Gmail he utilizado MailMerge, que permite enviar correo masivo con limitaciones diarias en el número de envíos, que se amplían en la versión paga. Incluye plantillas y, aunque son básicas, por lo mismo son fáciles de manejar, ofreciendo también la capacidad de confirmar lectura y apertura (Track).

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