¿Cómo abordar los cambios en la era de la transformación digital?
Alexander Ibarra, docente de la materia Estado del Arte de la Gestión y de la Administración de la Información, en la especialización de Gerencia de Proyectos en Inteligencia de Negocios del Politécnico Grancolombiano
La transformación digital, gracias a los avances de la tecnología, está cambiando nuestros estilos de vida y el entorno de las organizaciones a velocidades inimaginables. Los nuevos entornos exigen cambios a las empresas para que sigan siendo rentables y sostenibles.
Si las empresas quieren seguir siendo rentables y competitivas, deben adaptarse a estos nuevos retos que impone la transformación digital, para ello los líderes deberán motivar y facilitar entre sus colaboradores el cambio. Los procesos de cambio deben ayudar a los colaboradores en la adopción de nuevas tecnologías y en el rediseño de los procesos de la organización sin que dichos cambios generen rechazos.
Pero si hablamos de cambios, la mayoría de las personas tiene la creencia de que todos los cambios generan “rechazo”. Validemos esta creencia. Te pregunto: si te dijeran que te van a dar un millón de dólares (libres de impuestos y sin “letras chiquitas”) para que los gastes o inviertas de acuerdo con tu criterio ¿tú dirías que no los quieres porque tu vida va a cambiar ahora que vas a ser millonario? Yo estoy 100 por ciento seguro de que sí aceptarías el dinero…
La pregunta que surge es ¿Por qué hay cambios que estamos dispuestos a aceptar y otros que rechazamos sin pensarlo dos veces?
Para responder a la pregunta, planteo el siguiente escenario hipotético: asumamos que la empresa va a cambiar un proceso del cual soy responsable, no me explicas por qué debo hacerlo ni cuál es el beneficio traerá ese cambio para mí y para mi equipo. Además, me dices que no voy a tener acompañamiento durante la fase de cambio y, aun así, debo cumplir con mis responsabilidades, esto sin duda implica que voy a tener que realizar un esfuerzo mayor en mi día a día.
Todo lo anterior, me lleva a pensar que tengo una alta probabilidad de equivocarme como consecuencia de la curva de aprendizaje, por lo tanto, al final del día no tendré la certeza de que pueda cumplir con mis responsabilidades. Si ese es el futuro que veo cuando me planteas un cambio, te diré que lo rechazo al 100%.
Las personas aceptamos los cambios cuando vemos los beneficios. Ejemplo, si me dices que el nuevo proceso me va a ahorrar 2 horas en mis labores diarias, o que ese proceso me va a generar datos más confiables para mis labores de análisis y toma de decisiones, seguramente te preguntaré ¿Cuándo puedo comenzar a trabajar con el nuevo proceso?
Debemos tener presente que los seres humanos tenemos dos formas de reaccionar, una emocional y otra racional. De acuerdo con los neurocientíficos, el 95% de las decisiones que tomamos en el día son emocionales, es decir, en los momentos de cambio los sentimientos del individuo siempre estarán por encima del “deber ser” o de lo que la lógica indica.
Jonh P. Kotter y Dan S. Cohen, en su libro “Las Claves del Cambio”, nos dicen que el cambiar el comportamiento no es una cuestión de proporcionar análisis para influir en los pensamientos de las personas, se trata de ayudarles a ver la verdad para influir en sus pensamientos. El flujo “ver-sentir-cambiar” es más poderoso que el de “analizar-pensar-cambiar”. El primer flujo es más influyente porque nos ayuda a ver una verdad que no habíamos visto, o que no queríamos ver. En este sentido el flujo “ver-sentir-cambiar” nos mueve las emociones y, las emociones conllevan a la acción. Ejemplo, las emociones que sientes cuando te dicen: ayer hubo un accidente en el cual hubo heridos y perdidas fatales, son diferentes a las que surgen cuando tu presencias el accidente y ves las consecuencias de éste (indudablemente el ver un accidente nos sensibiliza y nos hace actuar/cambiar).
¿Cómo lograr los cambios?
Como consultor he participado en fusiones de empresas y en cambios de plataformas tecnológicas, todo esto me ha llevado a proponer nuevos procesos o redefinir los ya existentes. El presentar las propuestas de cambio implica reuniones con líderes y colaboradores de las empresas, con el propósito de que todos ellos comprendan por qué debemos cambiar. Luego de desarrollar reuniones y mesas de trabajo con las diferentes áreas de interés, las personas aceptan las propuestas no porque se los impone la organización, sino porque ellos ven los beneficios que ofrece el cambio.
Comparto contigo 3 buenas prácticas que me han permitido gestionar de forma satisfactoria esos procesos de cambio:
- La comunicación es primordial en los procesos de cambio, se debe informar (preferiblemente a través del storytelling) de manera clara e inequívoca, el qué, el cómo, el cuándo y el por qué, a todos los individuos que hacen parte del cambio. En ese proceso de comunicación se debe crear un sentimiento compartido entre los colaboradores. Para lograr tal fin, debemos mostrarles qué podemos perder o qué dejaremos de ganar si no afrontamos el cambio de la forma adecuada.
- Cuando lidero un proyecto pido organizar lo que comúnmente llamamos “kick-off” o inicio del proyecto, este es el momento ideal para reunir a los colaboradores de forma presencial y despertar ese sentimiento que una a la organización a través de un propósito en común. Las personas aceptarán un propósito cuando: a.) la tarea significa algo para ellos, b.) saben que van a contar con cierta autonomía para realizarla y, c.) ellos son los que deciden si participan o no.
- Los grandes cambios en las empresas deben iniciar a través de los cambios individuales. Al reunirme con cada uno de los individuos, es importante conocer qué es lo importante para él o ella y cuál es el problema que se le está presentando. Luego le pregunto: a.) cuál es el “deber ser” con respecto a esa actividad o tarea que se debe cambiar y, b.) cómo “lo hacen” hoy en día. La brecha que surja entre el cómo “lo hacen hoy” vs el cómo “debería ser”, es lo que da cabida a la propuesta de cambio.
La propuesta se debe presentar de forma tangible para que la persona observe cuál es la nueva “forma de hacer” y los beneficios que la propuesta ofrece (ver), esto despertará el deseo de adoptar ese cambio (sentir) y terminarán por adoptarlo (cambiar).
La transformación digital está cambiando los modelos de negocios y la “forma de hacer” en nuestras empresas, por lo tanto, en nuestro rol de líderes o consultores debemos convertirnos en agentes de cambio para nuestros equipos. Por eso es importante tener presente que las personas estarán dispuestas a cambiar si ven los beneficios del cambio.
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/alexander-ibarra-olivares/
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