Emergencia sanitaria y procedimientos no presenciales ante las autoridades

Por Karolina Baquero Puerta, docente de la Escuela de Derecho y Gobierno del Politécnico Grancolombiano.

Si bien la ley 1437 de 2011 contempló el uso de herramientas electrónicas en el marco de los procedimientos administrativos, la pandemia originada por la propagación del coronavirus supuso un reto mayor en la materia. En este sentido, la declaratoria de emergencia sanitaria realizada por el Gobierno Nacional implicó un cambio en la forma en que se prestaban ciertos servicios y necesariamente en los instrumentos para adelantar algunos procedimientos por parte de las autoridades.

El artículo 67 de la ley 1437 de 2011 relativo a la notificación personal de las decisiones que ponen fin a una actuación administrativa, ya establecía la posibilidad de hacerla por medios electrónicos, no obstante, esta modalidad exige el consentimiento del interesado para realizarla. Dicho artículo señala que la notificación a través de estos medios también es procedente en los casos de actos administrativos de carácter masivo originados en convocatorias públicas, siempre que se garanticen modalidades alternativas de notificación personal para quienes no tienen acceso al medio electrónico.

Sin embargo, con la expedición del Decreto 491 el 28 de marzo de 2020 por el Gobierno Nacional, bajo la emergencia sanitaria ya decretada, la comunicación o notificación de los actos administrativos debe hacerse por medios electrónicos (excepto la notificación de los actos de inscripción o registro contemplada en el artículo 70 de la ley 1437). Este cambio implica que obligatoriamente en los procedimientos o procesos que se inicien, el interesado deberá aportar su dirección de correo electrónico, al punto que con la sola radicación de la solicitud se entenderá que se dio la respectiva autorización. En los procedimientos en curso para la entrada en vigor del Decreto, los administrados deben suministrar una dirección de correo electrónico a la autoridad respectiva.

Así pues, mientras dure la emergencia sanitaria, las notificaciones de actos administrativos que las autoridades realicen se harán de forma electrónica, y solo en los eventos en que no pueda llevarse a cabo por este medio se podrán adelantar de acuerdo con lo establecido en los artículos 67 y siguientes de la ley 1437 de 2011. Además, el mencionado decreto les impone la carga a las autoridades de certificar la fecha y hora en la que el interesado en la actuación efectivamente tuvo acceso al acto administrativo que se notifica, pues será a partir de este momento en que surtirá efectos la respectiva notificación. Otra medida que se contempla es el deber de las autoridades de dar a conocer mediante su página web, los canales de comunicación e información a través de los cuales prestarán sus servicios y los mecanismos tecnológicos que usarán para registrar y responder las peticiones. Adicionalmente, se amplían los términos de respuesta de los derechos de petición, salvo que se trate de garantizar la efectividad de otros derechos fundamentales.

Por otra parte, el Decreto se refiere a la necesidad de promover y privilegiar la realización de audiencias de conciliación no presenciales ante la Procuraduría General de la Nación, trámite que, en materia de derecho administrativo, constituye requisito de procedibilidad para acceder a algunos medios de control ante la jurisdicción contencioso-administrativa. El uso de tecnologías de la comunicación y la información también se contempla para brindar continuidad a servicios de justicia alternativa, procesos arbitrales, trámites de conciliación extrajudicial, amigable composición y procedimientos de insolvencia de persona natural no comerciante, de acuerdo con las instrucciones administrativas que dispongan los centros de arbitraje y conciliación y las entidades públicas en las que se adelantan.

Si bien el uso de herramientas electrónicas en las distintas actuaciones era una práctica que ya se venía gestando y está contemplada en nuestra legislación, esta tiene unas reglas y está limitada a ciertos procedimientos, por lo que las medidas adoptadas en el decreto amplían y dan prelación a su utilización, lo que representa una migración temporal a los medios electrónicos, en atención a la emergencia sanitaria decretada. Ahora, aunque dicho tránsito puede considerarse importante y necesario en un mundo interconectado y donde el uso de estas herramientas es cada vez más normal, este fue brusco y no en circunstancias ideales, pues lo propició una contingencia que nadie esperaba.

De hecho, esto implica necesariamente pensar en las facilidades y dificultades de los interesados al momento de acceder a estos trámites, lo cual será muy diferente para cada persona según su situación particular. De esta manera, las posibilidades de tener un acceso efectivo a las actuaciones variarán, lo que necesariamente deberá ser tenido en cuenta por las autoridades en el marco de estos procedimientos.

Así mismo, la administración y específicamente las autoridades que contempla el Decreto 491 tienen a su cargo la responsabilidad de garantizar derechos como el debido proceso administrativo en los procedimientos y procesos que adelanten, y que estos no se vean afectados por el uso de los medios electrónicos. Dicha obligación se hace aún mayor bajo el principio de confianza legítima que ampara a los administrados respecto de las actuaciones que estas autoridades realicen. Finalmente, otra importante tarea de las autoridades es velar porque los mecanismos alternativos de resolución de conflictos no pierdan su finalidad mediante el uso de los medios virtuales, y sus procedimientos y formalidades se surtan con total apego al propósito que persiguen.

Definitivamente es todo un reto para nuestras autoridades y para nosotros como usuarios, lo que seguramente nos dejará aprendizajes valiosos para avanzar en mejorar en las herramientas de acceso a la administración y en los procedimientos a través de los cuales interactuamos con ella.