Cerrar Menú Blogs
Las opiniones de los blogueros son de su estricta responsabilidad y no representan la opinión de este portal.
Profile image

Ingresa o regístrate acá para seguir este blog.

Seguir este blog
No permita que sus proyectos de tecnología informática terminen costando y durando mucho más de lo necesario. Relacionamos los factores que por lo general se omiten en la planeación y son críticos para el éxito de los proyectos.

 

Por lo general lo que se dice (como me lo comentó un cliente una vez), es que los proyectos de tecnología informática siempre demoran y cuestan mucho más de lo que originalmente estaba presupuestado, y sin los resultados fijados desde el principio. El símil fue que así como uno solicita tres cotizaciones, en vez de seleccionar una en cuanto a tiempo y costo habría que sumarlas.

Los proyectos de tecnología informática tienen múltiples componentes o subproyectos que de no ser bien identificados, y sobre todo asignados a su responsable, hacen efectivamente que la duración y el costo del mismo sean mucho mayores al planteado, si es que se logran los objetivos de funcionalidad y servicio inicialmente estipulado. Ahora se ha facilitado un poco más la ejecución de este tipo de proyectos dado que las casas de software (SAP, Oracle, JDEdwards, Microsoft, Infor, entre otras) han optado por ofrecer esquemas de implementación “aceleradas”, es decir, en vez de tomarse los 18 a 24 meses que tomaba la implementación de una solución básica, han resuelto muchas de las variables en el proceso de implementación y han elaborado procesos de implementación de aproximadamente entre 4 y 6 meses. Sin embargo, hay que leer minuciosamente a qué se compromete el/los proveedores y a qué se compromete uno como cliente.

Por lo general, uno podría contratar los equipos, su instalación, la instalación del sistema operativo, el montaje de las aplicaciones, la capacitación al usuario final y a los funcionarios del área técnica en su operación y administración. Sin embargo hay responsabilidades exclusivas del cliente como son el rediseño de procesos, los procesos de migración, convivencia, limpieza de datos, definición y ejecución de perfiles de seguridad, definición de pruebas de aplicaciones, y muchos otros que de solo enumerarlos acabaríamos con el espacio. 

Hay algunos puntos álgidos cuando se implementan los proyectos de tecnología, y normalmente tienen que ver con la disponibilidad de tiempo de los usuarios. El proveedor pretenderá que haya un grupo de personas asignados de tiempo completo al proyecto, más si se tiene afán, sin embargo, en esta época, la designación de personas especiales para dejar sus puestos y dedicárselos exclusivamente a un proyecto por cuatro o seis meses es casi un imposible. Se debe entonces ser muy celoso en la elaboración de los cronogramas y en especial en la asignación del recurso humano del cliente. Por lo general el recurso humano del proveedor viene definido e incluido dentro de los cronogramas iniciales, pero casi siempre se omite hacer, por ejemplo, un balanceo de cargas para los recursos del cliente.

Otro aspecto crucial tiene que ver con la cantidad de modificaciones que se aceptará se hagan a las aplicaciones. En las implementaciones “aceleradas” éstas están prácticamente abolidas, ya que el proceso de definición del requerimiento, programación, prueba y aceptación es bastante largo y ocasionaría fuertes retrasos en la ejecución del proyecto. Hay que ser muy claros tanto con el proveedor como con los usuarios de hasta donde abarca el proyecto. El factor más importante es tener en cuenta qué pierden los usuarios con la implementación del nuevo sistema (siempre sabemos lo que ganan, pero desconocemos lo que dejarán de tener) y a estas falencias habrá que buscarles una solución bien sea con el proveedor directamente, o con medidas alternas, pero siempre buscando satisfacer esa necesidad (mas no los caprichos) del usuario. La definición clara de el alcance en materia de modificaciones es crucial tanto para el desarrollo del proyecto, como para la contratación posterior de mantenimiento sobre las aplicaciones (si se contratan externamente). Cuando el desarrollo de aplicaciones es interno, es importante poder definir el proyecto en diferentes etapas marcadas por bloques de funcionalidad e ir terminando cada etapa por versiones de la aplicación, como si fuera una casa de software, pero esto es tema por completo de otro artículo.

Se pretende, con la implementación de un nuevo sistema, hacer las cosas más fáciles para la empresa y los usuarios. Sin embargo, si se omite una revisión a los procesos y procedimientos actuales, es factible que en el momento de poner en producción el sistema se tropiece con obstáculos operativos que habrá que resolver en la mitad del cambio, momento que no es propicio para hacerlo. Dentro de las actividades del proyecto, a cargo del cliente, estará la evaluación de los procedimientos y procesos actuales a la luz del nuevo sistema, y el diseño y/o ajuste de los procesos actuales a la aplicación. La programación de estos ajustes debe ir de la mano con la programación de la implementación e idealmente, al tiempo con la capacitación en el uso de la aplicación al usuario final, se imparte la capacitación procedimental.

Por último, no descuide dos procesos que tienen que ver con la información actual: el de convivencia y el de migración. El primero es el que le permitirá tener dos sistemas (el viejo y e nuevo) operando en simultánea durante unos meses. Por ejemplo, es probable que esté facturando con el nuevo sistema, pero que la contabilidad esté todavía en el viejo, o que en el nuevo sistema tenga ya lista la contabilidad pero los auxiliares estén en el viejo. La decisión sobre la puesta en producción de las aplicaciones y su orden está estrechamente ligada a decisiones sobre conveniencias en esta etapa de convivencia.

La migración compete al traslado de la información corriente e histórica en los sistemas actuales al nuevo. Hay consideraciones de tipo tributaria, otra de tipo comercial y de producción. Si en el trasteo se pierde algo porque en el nuevo sistema no hay como manejar ese tipo de información, es imperante establecer un esquema de acceso a la información antigua. Como recomendación, limpie la información antes de migrarla, en especial en archivos como de clientes y de proveedores donde la información se incluye la primera vez que se tiene contacto con el cliente y/o proveedor pero no se vuelve a actualizar.

Los proyectos de tecnología informática no necesariamente tienen que durar o costar más de lo inicialmente pactado. Si el alcance descrito desde el inicio de la contratación es el que se ajusta a las necesidades del plan estratégico de la compañía y al plan estratégico de tecnología informática, si la contratación se hace acorde a las necesidades de éxito del proyecto y no de protección jurídica, y si la ejecución tiene en cuenta recomendaciones como las que brevemente referimos arriba, el éxito estará garantizado.

Esperamos sus comentarios abajo.

 

José Camilo Daccach T.
DELTA Asesores
www.deltaasesores.com

(Visited 688 times, 1 visits today)
PERFIL
Profile image

José C. Daccach (Cali, Colombia, 1960). Más de 24 años propendiendo por el uso y aplicación de las tecnologías de información y comunicaciones en la obtención de ventajas competitivas y aumento de la productividad. Me motiva la constante búsqueda de soluciones simples y efectivas a problemas complejos. En constante búsqueda de soluciones mediante la aplicación del pensamiento inductivo.

Más posts de este Blog

Ver más

Lo más leído en Blogs

1

Aunque un poco más lento, si es posible adelgazar tomando pastillas anticonceptivas(...)

2

Un médico logró combinar los remedios más conocidos para controlar el(...)

3

Les recomiendo medirse los latidos del corazón para determinar su causa(...)

2 Comentarios
Ingresa aquí para que puedas comentar este post
  1. germanrodrigu0714

    Muy buena Reflexión sobre el tema. Considero por mi experiencia en este campo que El project Manager debe tener un Skill técnico , pero especialmente una capacidad de liderazgo, conciliación y convocatoria que permita hacer un fuerte trabajo en identificar y manejar los StakeHolders, y definir acuerdos de alcance y ejecución del proyecto bajo un enfoque de Portafolio de Proyectos. – Prof Universidad Católica – Programa de sistemas / Funcionario Publico Mintic

    • jocadadelta

      Efectivamente Germán, hay unas habilidades llamadas “blandas” que realmente cobran una relevancia importante dentro de la gestión de todo proyecto, y los de tecnología informática no son la excepción. Saber dirigir al equipo hacia el logro de resultados comúnmente compartidos para obtener no solo el producto del proyecto, sino el beneficio que se espera lograr con su aplicación, requiere de todas estas habilidades. Motivación, manejo de conflictos, entender a la persona y luego al profesional, son características requeridas para la efectividad de los proyectos.

Reglamento de comentarios

ETCE no se responsabiliza por el uso y tratamiento que los usuarios le den a la información publicada en este espacio de recomendaciones, pero aclara que busca ser la sombrilla de un espacio donde el equilibrio y la tolerancia sean el eje. En ese camino, disponemos de total libertad para eliminar los contenidos que:

  1. Promuevan mensajes tipo spam.
  2. El odio ante una persona o comunidad por su condición social, racial, sexual, religiosa o de situación de discapacidad.
  3. Muestren o impulsen comportamientos o lenguajes sexualmente explícitos, violentos o dañinos.
  4. Vulneren o atenten contra los derechos de los menores de edad.

Además, tenga en cuenta que:

  • - El usuario registrado solo podrá hacer un voto y veto por comentario.
Aceptar
¿Encontraste un error?

Para EL TIEMPO las observaciones sobre su contenido son importantes. Permítenos conocerlas para, si es el caso, tomar los correctivos necesarios, o darle trámite ante las instancias pertinentes dentro de EL TIEMPO Casa Editorial.


Debes escribir el comentario
¡Gracias! Tu comentario ha sido guardado
Tu calificación ha sido registrada
Tu participación ya fue registrada
Haz tu reporte
Cerrar
Debes escribir tu reporte
Tu reporte ha sido enviado con éxito
Debes ser usuario registrado para poder reportar este comentario. Cerrar