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Hace varios meses el principal accionista de una empresa se me acercó para contarme que el gerente encargado había utilizado dinero de la empresa en el pago de gastos personales, había pagado el leasing de su carro cargándolo a la caja de la compañía y estaba sospechando, también, de una serie de gastos en consultorías que no parecían haberse originado de una necesidad de la empresa. Se había cometido, aparentemente, un fraude con recursos de su compañía y lamentablemente se había enterado muy tarde.
Esta situación es, tristemente, bastante usual y se repite con mucha frecuencia en empresas de pequeño/mediano tamaño que dejaron a un gerente encargado del negocio con poderes de firma de cheques y pagos de tesorería.
Así de simple, el dueño del negocio o la junta de accionistas decidió otorgar poderes de manejo de caja a un tercero que actúa como administrador. Confianza ciega en que el gerente va a comportarse bajo los más altos parámetros éticos y, por tanto, va a poner a la empresa por delante de cualquier otra necesidad personal o familiar.
En la confianza reina el demonio
De mis 25 años en una multinacional financiera, me quedaron algunos dichos respecto de la morada de satanás. Uno de ellos es que “el diablo está en los detalles” y el otro es que “en la confianza reina el demonio”. Es que la confianza es un acto de fe. Es esperar que las cosas ocurran de un modo deseado y negarse a que puedan ocurrir de otra forma alterna. Es la idealización moral de una persona, en el sentido de autoconvencerse de que ésta no es capaz de robar, mentir o eludir las responsabilidades propias de su cargo.
Lo cierto es que la mayoría de las personas actúan de forma relativamente correcta y unos pocos no lo hacen. El problema ocurre cuando nombramos al personaje equivocado.
La naturaleza humana y los controles
Muchos de los controles existen debido, simplemente, a nuestra imperfecta naturaleza humana. El hombre se equivoca, se olvida y es susceptible de corromper y ser corrompido. Entonces lo importante es entender que sin los controles adecuados nos vamos a estrellar tarde o temprano con una situación de fraude.
Un control es sencillamente una validación ejecutada por un tercero respecto de que una operación de pago, una inversión o un crédito cumpla con los estándares internos definidos. Usualmente las empresas desarrollan un checklist que debe ser utilizado en cada transacción de tesorería y de esta forma aseguran de que la factura que se está pagando corresponda a un proveedor autorizado por la empresa, que la orden de compra original cuente con las autorizaciones correspondientes y que los detalles del pago correspondan al producto entregado en bodega o que el servicio haya sido efectivamente prestado.
El rol de la tesorería centralizada e independiente
El custodio de la caja de la empresa es el tesorero. Su área es la encargada de ejecutar los pagos de la empresa. Remuneraciones, proveedores, intereses, arriendos, electricidad, impuestos, todo pasa por las manos de este señor. También es el encargado de realizar las inversiones financieras con los excedentes de caja, siguiendo los lineamientos corporativos.
Un modelo que le recomiendo explorar es que el Tesorero (o el gerente financiero en empresas más grandes) actúe con un reporte directamente a la Junta de Accionistas o al dueño de la empresa. De esta forma, cualquier diferencia de opinión o pago fuera de la política definida debe ser escalado a un ente distinto al gerente encargado de la empresa.
Si no tuviese centralizada la función de pagos, sería muy difícil llevar el control de la plata que sale de compañía. Asegúrese de que solo hay un responsable de la función de tesorería. El Tesorero debe ser una suerte de poder independiente al gerente de la empresa y, por tanto, debe ser nombrado directamente por el dueño o por la junta de accionistas.
Incorpore auditores externos
Al igual que el tesorero, los auditores deben reportarle al dueño o junta de accionistas. Pida auditorias de pagos con relativa frecuencia. El solo hecho de que existan rutinariamente, ayuda a mitigar situaciones de fraude eventual. Vea el costo de este servicio como una prima por un seguro antifraudes.
Claramente todo lo expuesto más arriba lo va a ayudar a minimizar los eventos de pérdida por fraude, pero no va a eliminar su riesgo de ocurrencia.
Errare humanum est.
http://www.concordiainvestments.com
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