Consejos y herramientas para el teletrabajo

Con la situación mundial enfrentamos cantidades nunca antes vistas de información sobre pandemias y enfermedades, específicamente sobre el coronavirus 2019, COVID-19. Hay mucha información y mucha desinformación también. Por ejemplo, en un video que le enviaron por Whatsapp a mi papá Gabriel (papi Gabi, en confianza) un mexicano decía que vio «Coronavirus» en la etiqueta de un producto fabricado hace como tres meses, y que eso demostraba que todo era una conspiración. Hombre, el término coronavirus existe hace mucho rato, este de ahora es catalogado 2019. Amigo, cálmate.

Debemos aprender a usar la tecnología. Las herramientas de comunicación que tenemos ahora nos permiten estar hiper-conectados. Podemos saber noticias del otro lado del mundo en tiempo real y sin filtros, pero también alarmismos y las ya conocidas ‘Fake-news’.

Pensando en cómo podemos aprovechar las tecnologías para nuestro beneficio, les comparto un listado de las herramientas y técnicas que más me han servido en estos 10 años de lo conocido como teletrabajo, o trabajo virtual. Nos tenemos que preparar para lo que se viene, o que ya está acá. Si vamos a trabajar desde la casa hay que hacerlo bien.

Consejos para trabajar desde la casa (teletrabajo)

Antes:

• Prepara tu espacio: Ten un buen escritorio, una buena silla, todo esto lo más ergonómico posible. Cómodo, que no tengas malas posiciones. Yo soy de los que ha pasado por trabajar en la cama, en el sofá y, créanme, es terrible. Uno termina con dolor de hombro, de cuello o de espalda luego de unas horas. Y si no los sientes hoy, los sentirás mañana. Por eso, mentalízate a que es tener tu oficina en la casa, pero sin tanto compañero pasando por el cubículo.
• Prepara a tus compañeros: Avísales con anticipación que vas a trabajar desde casa, no es una llamada de «Ay, jefe, hoy estoy en la casa, se me olvidó decirle». Establezcan horarios, sobretodo los de finalización. No es que a las 8 p. m. se sigan mandando mensajes laborales por WhatsApp.

Durante:

• Concéntrate: No todos los chats se tienen que responder inmediatamente. Pueden esperar media hora. No me canso de recomendar la técnica Pomodoro, que es trabajar 25 minutos absolutamente concentrados y descansar 5. Yo hago 50-10 que me sirve más. (Acá les dejo otros consejos que me han servido «No trabajes más, trabaja mejor»).
• Establezcan protocolos de comunicación con los compañeros y el jefe (más si tú eres el jefe): si no es urgente, te mando mensaje por chat y espero un tiempo razonable a que me respondas (1 hora, por ejemplo). Si es urgente, te llamo. Esto es importante: No me llames si no necesitas algo urgente. No me jodas.
• Construyan confianza: Como jefe a veces es difícil confiar en el trabajo de los demás, y más si no los está viendo sentados en el escritorio. Si son o tienen un jefe así, establezcan otro protocolo de entregas, o de control de avances. Una vez al día, dos. En fin, eso también va de acuerdo al tipo de proyecto en que se esté trabajando.
• Para las reuniones: Citen a las reuniones previamente usando las herramientas disponibles. Si no tienen, la que más me gusta es Google Calendar, pero de herramientas profundizo más abajo. Por favor, definan muy bien los objetivos de la reunión y sean juiciosos con el tiempo. Nadie quiere durar 2 horas escuchando a los demás hablar, sobretodo si todo se pudo decir en media hora.
• Pausas activas: También puede pasar que en la casa no tenemos tantas interrupciones. Si vives solo puede suceder que te concentras tanto que olvidas descansar. Me ha pasado muchas veces que termino el día con dolor de cabeza porque se me olvida dejar de mirar tanto la pantalla. Dos horas seguidas, o más, afectan mucho los ojos, sin hablar de piernas, espalda, cuello. Entonces es clave parar, estirar las piernas, hacer ejercicios para las muñecas y las manos; prevenir el síndrome de túnel carpiano. Ojo, descansa cada cierto tiempo. (Gracias a Andrea M. Ayala por el aporte en los comentarios 🙂 )
• Concéntrate: ¿Notaron que ya lo dije? Es tan importante que lo repito. Si estás en casa es normal que haya distractores. Si tienes hijos, explícales que estás trabajando y que no puedes jugar con ellos todo el tiempo. Si es necesario enciérrate en el espacio que tengas. Si vas a servirte un tinto, vuelve al escritorio, no te quedes por ahí. No prendas el televisor, si el radio te desconcentra, apágalo. Si estás en medio de algo importante, no pares por ir a comprar los huevos de mañana, eso puede ser más tarde. En resumen, no procrastines. Acá también ayuda la música. En Spotify hay cualquier cantidad de listas. Esta es la mía cuando necesito motivarme y trabajar contento. «Good Vibes, everybody«. Uso otras para escribir, leer, concentrarme, etc.

Después:

Es importante mostrar los avances del trabajo que hiciste en casa, que tu jefe (o tú mismo) no sienta que te la pasaste jugando PlayStation en la casa. Para eso recomiendo:

• Establecer protocolos de entregas: ¿Cómo mostrarán los avances? Por ejemplo, algo maravilloso es tener los documentos en la nube, así se actualizan en tiempo real y cualquiera puede ver los últimos avances. Mejor dicho, de por Dios, no los manden por correo con cada actualización. Se vuelve el festival de “Propuesta Final FinalDeVerdad 3″ y uno no sabe cuál es de verdad la que hay que entregar. Para la nube hay montones, las más comunes: Google Drive, iCloud (para los que usan Mac).
• Trabajo colaborativo: El concepto abarca mucho más que esto, pero hay herramientas que permiten que varias personas trabajen sobre el mismo documento. Un documento de texto, tú vas trabajando en el capítulo conceptual, yo voy escribiendo lo práctico. Yo escribo rápido y tú vas corrigiendo la ortografía y el estilo. Una presentación, tú vas haciendo las diapositivas de contexto, yo hago las de las ideas de campaña. En fin, es ayudarse entre todos y así rinde un montón. Google Docs (que se integra con Google Drive), Microsoft Teams. Los Mac también permiten editar entre varias personas al tiempo documentos de Keynote, Pages y Numbers.

Herramientas para aumentar la productividad y trabajar desde casa

No les doy las más avanzadas o especializadas. Les doy las más comunes y fáciles de usar. Como aparte, les dejo el dato de Microsoft Teams, que no la he usado pero entiendo que es súper completa e integra muchas herramientas, para reuniones, documentos colaborativos, etc.

• Para convocar a reuniones: Google Calendar, iCal, Outlook.
• Para hacer reuniones: Las que más se usan para esto son Skype, Hangout, Zoom. Pero hay muchas otras que pueden servir. Por ejemplo una videollamada por WhatsApp. O Instagram, que tiene la opción de video llamada de hasta 4 personas al tiempo.
• Para control de avances y gestión de proyectos. Trello. Slack. Hay una llamada Monday, que andan promocionando mucho.
• Para trabajo en la nube: Google Drive. Microsoft Teams, iCloud.
• Técnica pomodoro: Hay tantas que no recomiendo ninguna. Buscar en Google y descargar hasta que encuentren una que les guste.
• Apps: Lo que más uso en mi celular: Para escanear documentos me gusta CamScanner y me ha desvarado muchas veces. Trello, Slack, BeFocused (Pomodoro). Todas las de Google Docs y Drive.

Espero que les sirvan las que listé. Si tienen otras herramientas o técnicas, déjenlas en los comentarios y así todos aprendemos.

 @OmarGamboa

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Ya llevo tres semanas seguidas escribiendo. Deberían darme un premio o algo, jajaja.

Los dejo con la banda sonora de la semana, que hace rato no lo hago.

O en Spotify (está en mi playlist)

 

La próxima semana es el Taller de Redes Sociales, el 18 de marzo en Bogotá. Como les decía la semana pasada, por ahora es solo presencial, pero estoy viendo si sacamos una versión virtual. En general me gusta más cuando es presencial porque así interactuamos más todos.

En el taller respondemos dudas como qué tan seguido publicar, en qué redes sociales, qué tipo de cosas publicar y qué no. Qué herramientas son buenas para generar contenido, fácil, rápido, sin complicaciones. ¿Cómo hacer para que mi contenido me ayude a conseguir clientes? Todo lo que he aprendido en estos como 12 años trabajando en digital.

Les dejo el enlace con precio especial para madrugadores, hasta el domingo. ¿Cómo hacer contenido que cautive en Redes Sociales?

Aún no hemos definido fechas para otras ciudades, pero les iré contando.

Eso es todo, nos leemos acá la próxima semana, o antes si algo extraordinario ocurre. También estoy en LinkedIn, Twitter, Instagram y Facebook.

Como siempre gracias por leer y por sus comentarios. ¡Se les quiere!

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Algunas entradas anteriores: «La verdad de vivir solo«, «Le pasó a un amigo«, «La DIAN nos tiene jodidos«.

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