Sistemas para tomar decisiones

Los sistemas de información han evolucionado enormemente, desde cuando aparecieron los primeros sistemas administrativos para agilizar procesos especialmente contables y del área de recursos humanos, a lo que tenemos hoy prácticamente en cada instancia del negocio.

Los objetivos para los cuales se montan los sistemas de información también hay sufrido un cambio radical. Antes nos conformábamos con tener un repositorio con la historia de la compañía, donde procesábamos información que de otra manera requeriría mucha gente, sin embargo no utilizábamos casi para nada la información que de manera retrasada se obtenía luego de largos procesos de digitalización, procesamiento, conciliación y verificación, para luego presentar los resultados. Las decisiones que se tomaban no tenían en cuenta la información que se recibía que por lo general estaba desactualizada.

Hoy, luego de más de sesenta años de procesamiento de información, tenemos diferentes tipos y clasificaciones para la misma. Una es para hacer lo mismo que hacíamos antes, registrar las transacciones de la compañía, sin embargo sobre esta información transaccional generamos información de indicadores, métricas que permiten ver el desempeño del negocio contra unos objetivos previamente estipulados, y validar si se va en el camino correcto, o si por el contrario hay que ajustar la marcha. Pasamos entonces de sistemas transaccionales a sistemas de indicadores.

A hoy, debería ser claro para todas las empresas que los sistemas transaccionales son una necesidad imperante, para poder competir de manera productiva. Los beneficios de los sistemas de información integrados en la parte transaccional no se discuten hoy. Sin embargo en un alto número de empresas, para pasar de un sistema transaccional a un sistema de indicadores hay que hacer muchas maromas, cuando en términos prácticos, deberían salir directamente de la consolidación de información de los sistemas transaccionales.

La razón principal para este procesamiento intermedio entre los sistemas transaccionales y los de indicadores de gestión, es la falta de integración de las diferentes aplicaciones transaccionales, generando una falta de oportunidad de la información, que requiere de otros procesos adicionales de limpieza y consolidación para presentar resultados coherentes.

Los sistemas transaccionales modernos, o lo que nos gusta llamar “la maquina aceitada de TI” deben incorporar dispositivos que capturen en forma automática la información que se pueda capturar automáticamente (como las mediciones de producción de un telar, o el ingreso de un código de barras en un punto de venta), y en la fuente donde de produce la transacción, el resto de la información que se debe capturar en forma digital de primera mano.

A esto se le debe agregar un procesamiento que permita concluir los efectos de cada transacción. Una venta de una prenda en una tienda, deberá descargar del inventario la existencia de esa prenda, solicitar la reposición del inventario en la tienda, validar existencias en bodega, y emitir la orden de traslado. En caso que no haya en bodega, deberá expedir la orden de producción. Todo esto en forma orquestada y prácticamente automática, regida por las reglas del negocio.

En la medida que estas transacciones se van generando, se deben ir también cargando los indicadores de gestión. Del ejemplo anterior, podemos agregar un valor al total de ventas por almacén y por línea de producto, oportunidad del inventario, y celeridad para la reposición.

Toda esta tecnología permite un gran cambio en la oportunidad de información, al pasar de información histórica a cifras en tiempo real, haciendo que la toma de decisiones tenga un fundamento más sólido, con hechos y datos Información que además de que se puede hacer llegar en forma inmediata a quien la necesite aprovechando los dispositivos móviles con los que contamos hoy, alimenta una serie de herramientas de análisis y proyección que permite la simulación de cualquier hecho futuro.

Hasta aquí resolvemos el problema técnico. Queda uno todavía más difícil de resolver, el de la cultura empresarial. De nada nos van a servir todos estos adelantos tecnológicos si las decisiones en la empresa se toman de manera centralizada. Hoy se debe empoderar al dueño de cada procesos y cada actividad, que con base en los indicadores que recibe, y los objetivos que debe cumplir, tome a tiempo las decisiones pertinentes para poder cumplir con el objetivo, en vez de sentarse el mes siguiente a explicar por qué fue que no se cumplieron las metas.

La información que se produce hoy es para tomar decisiones. No desperdicie toda esta capacidad tecnológica, cerrando la oportunidad al final del proceso.