La experiencia del colaborador en el teletrabajo: ¡Ocho claves!

Teniendo en cuenta lo que vivimos a nivel mundial por la pandemia del covid-19, gran parte de los trabajadores del mundo se vieron en la necesidad de desempeñar sus actividades desde sus hogares, quizás muchos lo veíamos como algo lejano, pero las circunstancias nos forzaron a adaptarnos y hoy por hoy son miles de puestos en teletrabajo, esto no solo cambia la dinámica de los negocios, también cambia la experiencia del colaborador, por eso se hace necesario entender qué elementos son claves de gestionar, en un proceso de adaptación, a nuevas  situaciones y estilo de vida:

1. Ambiente y espacio físico: Claramente es necesario que nuestros colaboradores cuenten con espacios adecuados para desarrollar su actividad, aspecto que puede ser complejo de definir desde la empresa, pero que es posible direccionar, generando pautas mínimas a tener en cuenta en el hogar, por ejemplo, tipo de escritorio, manejo de la luz, silla, ergonomía, pausas, conectividad y por qué no, si fuese posible, brindando algún tipo de auxilio para apoyar la inversión que los teletrabajadores hacen, para contar con estas facilidades en sus hogares. Aún hay muchos aspectos por resolver, asociados con la salud en el trabajo, las verificaciones de las condiciones y el bienestar, pero un buen primer paso es informar y mantener siempre la comunicación y el acompañamiento para hacer más manejable este nuevo estilo de trabajo y de vida.

2. Gestión del tiempo: Tal vez uno de los aspectos más importantes que debemos gestionar son los tiempos dedicados a laborar, ya que tienden a ser más largos y se extienden de manera importante, pese a que no se trabaja por disponibilidad sino por resultados. Es así, como pareciera que por estar en el hogar las empresas pensamos que las personas están disponibles 7 x 24; por lo tanto, la recomendación es establecer horarios de contacto de llamadas, mensajes en WhatsApp y realización de vídeo llamadas, dando espacios adecuados al medio día y cerrando oportunamente al final de la tarde; si todos en la empresa definimos y respetamos esos horarios, aseguraremos que las personas cuenten con horarios adecuados para sus actividades personales y para hacer pausas activas necesarias para su bienestar.

3. Herramientas: Para un adecuado modelo de teletrabajo se requiere que los colaboradores cuenten con lo necesario para su ejecución, empezando por una conectividad apropiada a Internet, un buen computador, preferiblemente portátil, para que pueda utilizarlo en diferentes espacios de su hogar, herramientas para vídeo conferencias y aplicaciones de seguridad informática, para ello es necesario desarrollar un modelo de gestión y soporte remoto de software y hardware, para que, en caso de fallos, se pueda dar una respuesta inmediata y así asegurar que no existan perdidas innecesarias de tiempo.

4. Rutina de trabajo: Algo que quizás cuesta entender, es que en teletrabajo la rutina cambia, es un modelo flexible donde el cumplimiento de objetivos es el enfoque principal, no las horas de disponibilidad, es por ello que el manejo de tiempos es diferente, quizás las personas se levantan a las 6:00 a. m., elaboran un informe, terminan a las 8:00 a. m., hacen ejercicio una hora, toman un baño y retoman su trabajo a las 10:00 a. m., a las 12:00 p. m. para preparar la comida y así sucesivamente, más aun cuando tienen niños pequeños o mascotas, por ello la clave es saber gestionar esta situación, comprendiendo la rutina del colaborador, conciliando ese entorno personal con los resultados que debe cumplir.

By IZO Experience Design Company

5. Relacionamiento: En general el trabajo desde el hogar tiene muchos beneficios, pero tal vez la principal desventaja tiene que ver con la comunicación y el trabajo en equipo, claramente la labor es más de tipo individual, aunque hay vídeo llamadas y conferencias con los grupos de trabajo, hay menos espacios de convivencia social; pensemos ¿cuántos de nosotros no conseguimos nuestras parejas o grandes amigos en el trabajo? Es por ello que la recomendación en este punto es tener espacios sociales en el que se compartan temas diferentes a lo laboral, que permitan al equipo de trabajo compartir sobre situaciones personales, hobbies, gustos etc.; aprovechar estos encuentros para informar a todos los colaboradores sobre la situación de la compañía igualmente es fundamental. Este tipo de encuentros son necesarios para no perder elementos claves de la vida y claramente lo podemos hacer gracias a la tecnología de las vídeo llamadas. Un tip, si el ancho de banda de Internet te lo permite, pídele al equipo que prendan sus cámaras, el contacto visual es importante, así mantendremos la cercanía y demostramos interés por el otro.

6. Eficiencia: Técnicamente somos más eficientes cuando trabajamos desde nuestros hogares por diversos factores, el primero de ellos es que ya no se gasta tanto tiempo en el tráfico, y en el desplazamiento, segundo, las reuniones de trabajo con clientes y con personal interno tienden a ser mas focalizadas, ya que al ser virtuales normalmente tienen mayor foco en los aspectos claves. Por último, esta eficiencia puede también traducirse en ahorros para el colaborador, ya que no debe incurrir en gastos de traslado, comidas fuera de casa e incluso vestuario y maquillaje. Lo importante en este punto es reconocer estas eficiencias en la gestión del colaborador, valorarlas, pero también recompensarlas en flexibilidad y empoderamiento para los que teletrabajan.

7. Formación y autoaprendizaje: El trabajo virtual da la posibilidad a acceder a diferentes áreas de conocimiento, no solo por la conectividad en sí misma, sino también por el uso flexible del tiempo. Gracias a la virtualidad, tenemos la capacidad de participar en múltiples webinars de temas de interés, de leer artículos y a capacitarnos a través de certificaciones o carreras formales en todo tipo de instituciones. La recomendación es sugerir contenidos atractivos para nuestros colaboradores, preferiblemente en alianza con una entidad que preste formaciones afines a los objetivos del negocio y conforme con una ruta de aprendizaje ajustada a cada unos de los empleados, alineada a su rol y reconociendo sus logros por este esfuerzo de autoaprendizaje.

8. Autoestima y reconocimiento: Varios estudios demuestran, que aunque un número muy importante de personas valoran el teletrabajo, otros no se sienten igual de cómodos por diversas circunstancias: soledad, lugar de trabajo, ambiente familiar o la falta de reconocimiento dentro de su comunidad laboral, que en muchos casos impacta la autoestima, es por ello que compartir con los equipos, hacerlos parte de la compañía, mantener una comunicación constante y fluida, preguntarles cómo se sienten, convocarlos para actividades no laborales y lo más importantes reconocerlos y premiarlos por su labor y logros, se vuelve clave fundamental para asegurar la experiencia del empleado.

Importante recalcar que el teletrabajo genera múltiples experiencias positivas a nuestros colaboradores y puede ser un incentivo por su flexibilidad, sin embargo, no todos están preparados para hacerlo o no reúnen las condiciones personales o de estilo de vida para hacerlo, es por ello que el acompañamiento y conocimiento de los empleados que desarrollan esta actividad es una pieza fundamental para garantizar la experiencia deseada.

Esperamos que estas claves ayuden para que todos los que gestionamos equipos de trabajo en remoto desarrollen planes que mejoren la experiencia del colaborador, ya que no solo serán de utilidad durante esta pandemia, sino que seguirán siendo válidas para el crecimiento de esta tendencia en el corto y mediano plazo.

Juan Carlos Mejía Villa

CEO IZO Colombia

Bloguero y Speaker CX