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Para ser un empresario exitoso, se requiere que los líderes de las organizaciones cuenten con ciertas habilidades que les permitan identificar en qué áreas de la empresa se necesita invertir, tanto en talento humano o herramientas tecnológicas que permitan un correcto funcionamiento organizacional.
Fuente: Freepik
Uno de los dolores de cabeza más comunes por lo que les toca enfrentarse a una empresa diariamente, son en el tema de las finanzas. Egresos e ingresos son el pan de cada día, donde el poder contar un área de finanzas bien establecida, organizada y disciplinada es un factor diferencial que puede llevar al siguiente nivel una compañía. De lo contrario, puede llevarla incluso a la quiebra.
Para hablar un poco sobre el tema, conversé con Luz del Castillo, Directora Financiera en Publicize, quien desde su experiencia comparte su visión y los mejores consejos a la hora de liderar un equipo de finanzas en una organización.
¿Cómo fueron sus inicios manejando las finanzas de una organización?
Cada organización ha sido realmente un verdadero reto, conocer el objeto social y los procesos internos de la compañía, para mí es el paso más importante para la toma de decisiones. Teóricamente parece fácil, pero cuando identificas problemas y propones soluciones tienes un verdadero caso por resolver.
En una de mis asesorías financieras por ejemplo, identifiqué pérdidas grandes por temas de inventario en una compañía. En este caso la organización había invertido recursos en un sistema que no estaba 100 % desarrollado, el margen de error era alto, se podían facturar productos sin existencia en el sistema y el inventario ingresado estaba lejos de la realidad física. Esa situación provocaba un descontrol en este rubro importante y afectaba también el balance real de la compañía. Sin duda aquí se tenía que ejercer un control, era una empresa comercializadora y el inventario sostenía la operación.
El reto aquí era hacer entender a la gerencia que debía cambiar el sistema o pagar el desarrollo de la mejora que necesitaba, además de capacitar o contratar a alguien para ejercer control sobre este rubro importante.
Los controles internos de esta organización estaban centrados en los gastos y según el punto de vista de la gerencia no podían gastar más dinero en esto. Pero desde mi punto de vista era completamente necesario. Lo vi como una inversión en el corto, mediano y largo plazo, pues solucionar este problema permitía ver un balance más real de la organización y por ende ayudaba a la toma de decisiones. Fue difícil lograr que invirtieran recursos en este control específico, pero también fue satisfactorio ver los resultados y el valor agregado a la organización.
¿Cuál ha sido el reto más grande que ha enfrentado dirigiendo un equipo de finanzas?
Para mí, el reto más grande ha sido transmitir información sobre los cambios necesarios en las áreas de las organizaciones, sobre todo en mi experiencia laboral actual, ya que existe una diversidad cultural muy marcada y tenemos habilidades distintas.
Buscar los medios para que la información que transmites sea lo suficientemente clara y alinearla con las estrategias financieras en este ámbito fue un verdadero reto, pero siempre existen soluciones.
¿Qué estrategias internas se deben implementar para el buen manejo del equipo de finanzas de una empresa?
Desde mi punto de vista lo primero es la planeación de las estrategias que según tu criterio profesional deberían implementarse para lograr los objetivos del área financiera. En segundo lugar, debes socializar con el equipo cuáles son esas estrategias planeadas, escuchar opiniones y analizar si es necesario realizar ajustes para que los procesos sean más eficientes.
Es importante que todo el equipo de finanzas sepa para qué se realiza X o Y proceso, esto aumenta el análisis durante el desarrollo de las actividades operativas y ayuda a identificar posibles errores o proponer ideas que ayudan a mejorar. Finalmente, se debe evaluar el avance del plan establecido, realizar los cambios que hagan falta para lograr el fin propuesto y no olvidar reconocer siempre el esfuerzo del equipo. No necesariamente en términos monetarios.
¿Qué herramientas tecnológicas son fundamentales en un equipo de finanzas?
En mi opinión, depende del tamaño de la organización, no todas las empresas están en la capacidad de usar las herramientas tecnológicas más avanzadas, sin embargo, existen sistemas que se pueden adaptar a las necesidades propias de cada organización y permiten llevar un control de los recursos.
Para las grandes compañías, pienso que el uso de ERP y CRM es fundamental, el ERP porque tiene aplicaciones múltiples y nos ayuda a automatizar y centralizar la información de las operaciones internas de todas las áreas de la compañía, lo que es fundamental para un análisis global y toma de decisiones y el CRM porque nos permite mejorar los procesos comerciales y conectar con los clientes.
¿Qué no se debe hacer cuando se lidera un equipo de finanzas?
No se debe pensar que los procesos son estáticos, sabemos que son comunes las fluctuaciones del mercado, así que debemos evaluar cómo pueden afectar estos cambios nuestra organización y plantear estrategias que nos permitan aprovechar oportunidades o gestionar de un modo eficiente los recursos para seguir creciendo o mínimamente prepararnos para enfrentar alguna crisis financiera que pueda causar un impacto negativo en nuestra operación.
¿Qué consejos darías a quienes apenas comienzan en el mundo de las finanzas?
Desde mi experiencia, mi recomendación es que apoyen su formación en las herramientas tecnológicas, normalmente nuestra formación académica no abarca todos los conocimientos que necesitamos para enfrentar el mercado laboral, pero existen muchos programas de formación externa que nos ayudan a prepararnos y complementar nuestros conocimientos. Todo lo que aprendes es importante, así sea algo diferente al área contable, en esta profesión siempre encuentras la manera de conectar todo lo que has aprendido.
Finalmente, les recomiendo dejar el miedo, sé que muchas veces pueden pensar que no están preparados para ejercer la profesión, pero realmente el potencial que tienen lo descubren en la práctica, aquí es donde verdaderamente pueden brillar sus habilidades.
No tienen que saberlo todo, recuerden que siempre tienen la opción de apoyarse en colegas con más experiencia y usar las herramientas disponibles hasta encontrar la solución necesaria.
