Engranajes de proyectos de modernización

Los proyectos de modernización no son solo tecnología y personas. Se requiere también un adecuado enfoque en la construcción y/o ajuste a los procesos del negocio al igual que un apropiado manejo del cambio. Son tres elementos indispensables en la correcta ejecución de proyectos de modernización.

Es común que cuando una empresa quiere aplicar tecnologías de punta o desarrollar cierto tipo de estrategias de avanzada, se dé cuenta que la infraestructura y sistemas con los que cuenta actualmente no son un buen punto de partida para la ejecución de estas estrategias.

Es ahí donde se recurre a un proyecto de modernización, no solo para reemplazar lo que se pueda tener implementado, sino para generar una serie de capacidades corporativas sobre las cuales se puedan estructurar un sinnúmero de estrategias que le permita a la compañía no solo mantenerse sino crecer en un mercado cada vez más competido.

Desafortunadamente hemos podido ver cómo en algunas empresas se minimiza no solo el problema sino la solución, y se estima que con el reemplazo de servidores para unos de mayor capacidad, o el aumento del ancho de banda, o la implementación de un nuevo ERP se resuelve el problema.La experiencia nos ha demostrado que si bien la tecnología hace parte de la solución, no lo es toda. Estas tecnologías deben ir acompañadas de una serie de elementos administrativos y culturales que permita que realmente haya un beneficio para la compañía al tener implementada la misma.Efectivamente, la tecnología habilitadora es un factor importante, y aquí se debe ejercer especial cuidado no solo en qué se requiere para ahora, sino como se construirán las bases para el futuro.

Hoy tenemos muy claras algunas tendencias como la estructuración de aplicaciones en ambiente Web, y la virtualización de servidores en cuanto a tecnologías. También tenemos ofertas, desde el punto administrativo de la misma, que permiten que una empresa pueda “olvidarse” de su departamento de TI y contratar la tecnología a un tercero. Estas son solo tendencias tanto tecnologías y administrativas y será menester de cada empresa definir su dirección y estrategia hacia cada una de ellas.Surgen dos elementos en mi opinión todavía más importantes, y por consiguiente, más difíciles. La normalización de la compañía y sus procesos y la gestión del cambio.

Podemos tener en pié la mejor tecnología, pero si no hay una estructuración de la forma de operar de la compañía hacia procesos de categoría mundial, hacia la forma eficiente de hacer las cosas, comprobado por un sinnúmero de empresas durante muchos años, podemos perder todo el esfuerzo. No quiere esto decir que nos vamos a equiparar a las demás empresas de nuestro ramo y perder nuestra ventaja competitiva. Todo lo contrario. Nos vamos a concentrar en lo que somos muy buenos y distintos y lo que hace que los clientes nos compren a nosotros. En lo demás, vamos a optimizar el proceso, hacerlo de la manera más eficiente y efectiva posible, con base en mejores prácticas que ojalá nos provea el mismo proveedor de la solución a implementar. No tiene sentido “innovar” en estos procesos donde el cliente no percibe valor agregado.

Siempre surge una de esas preguntas estilo “¿Qué es primero: el huevo o la gallina?”, preguntas para las cuales las respuestas deben ser por “decreto”. La pregunta en este caso es si debemos primero cambiar todos nuestros procesos y procedimientos para luego salir a buscar la solución tecnología, o si por el contrario buscamos la solución tecnológica y luego nos amoldamos a los procesos que nos indique esa solución. Aquí mi respuesta, por decreto, es la segunda opción, con algunos matices. Si la empresa es incipiente en la orientación a procesos, aprovechará enormemente lo que el proveedor de la solución aporte (eso si, hay que saber aliarse con una empresa que realmente aporte en este sentido!). Hay que tener cuidado también para cuestionar todo lo que no parezca lógico. ¿Es claro que la empresa no está donde está por llevar un número de años haciendo todo mal, no? Especial cuidado en los procesos que entregan la propuesta de valor a los clientes.

El otro factor preponderante en estos proyectos es la gestión del cambio. Es claro que se van a dar cambios. Muchos en beneficio de la compañía, pero raramente se traducen en beneficios para los empleados, quienes también los deben percibir. El poder hacer el trabajo más ágilmente, no solo debe implicar que la compañía podrá abarcar un mayor volumen de crecimiento con las mismas personas, sino que también estas personas podrán salir a tiempo de la oficina y atender sus asuntos familiares y personales.

Por lo general en el manejo del cambio resaltamos lo bueno que viene, y no atendemos lo “bueno que se va”. Ese confort que tienen las personas con la forma actual de hacer las cosas, el conocer lo que abarca su puesto de trabajo y tener un cierto nivel de experiencia en su desarrollo.

Un ejemplo sencillo puede ser el cambio radical de la producción de reportes en papel, al uso de las consultas en un sistema de información en tiempo real. Con la volatilidad en la información que se genera en un sistema en tiempo real, no tiene sentido sacar “reportes”, sino más bien generar la consulta cuando se requiera tomar la decisión.

Los proyectos de modernización están fincados en tecnología informática pero requieren de un acompañamiento de la parte procedimental y de la gestión del cambio para que realmente se pueda garantizar perdurabilidad en la solución y el logro de los objetivos inicialmente propuestos.