Quienes usan mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad. Procura no estar en ese grupo.

Muchas personas se esfuerzan todos los días de manera más o menos exitosa en organizar sus diferentes tareas, citas y trabajos de rutina. Hay quienes al finalizar la jornada se dan cuenta que han estado ocupados cada minuto del día, han ido de aquí para allá, han atendido llamadas, respondido correos, pero aún así se quedaron por hacer cosas importantes. 

 Nosotros no podemos estirar o aumentar el ‘tiempo’,  sino solo usar mejor el que tenemos a disposición. En otras palabras, el tiempo no se encuentra, lo programas.

Antes de entrar a mirar aspectos puntuales, como si llevamos o no agenda, si tenemos claras las actividades prioritarias o  si tenemos un acertado esquema para el manejo de las urgencias, es interesante tener en cuenta que el manejo personal del tiempo depende no solo de la personalidad, sino de las creencias que cada quien ha generado a lo largo de su vida con relación a este tema.

Por eso, lo primero para lograr una gestión eficiente del tiempo es revisar esas creencias y tomar solo las que realmente nos beneficien. La actividad no aporta necesariamente el logro.

Solo en ese momento, sí se debe avanzar hacia la generación de espacios para una adecuada planificación, lo cual, claro, requiere de quietud. ¿Cuántos minutos u horas dedicas a planificar tus actividades semanales? Personalmente, uso desde hace años una técnica infalible: el domingo en la noche dedico 15 minutos a hacer el siguiente ritual guíado por preguntas. Las respuestas las ESCRIBO, así surgen listas de acciones:

  1. ¿Qué objetivo(s) requiero SÍ O SÍ haber culminado en la semana que está por iniciar?
    1. Esto me da claridad sobre temas estratégicos que no puedo dejar de lado.
  2. ¿Qué acciones debo realizar para lograrlo?
    1. Comienzan a aparecer prioridades en tiempo.
  3. ¿Qué conversaciones requiero tener para lograrlo(s)
    1. Aparecen necesidad de reuniones, llamadas o envío de correos.
  4. ¿Que temas logísticos debo cumplir?
    1. Aparecen aquellas acciones operativas que es probable que periódicamente deba realizar.
  5. ¿Hay vencimientos por atender?
    1. Aparecen «urgencias». En planeación, una urgencia la determina el plazo de entrega o cumplimiento.

A partir de esto, y con las listas que fueron surgiendo, empiezo a clasificar por días, acorde con la urgencia, y le asigno bloques de tiempo por temas afines. Busco no estar saltando de llamadas a entrega de documentos. Y, siempre dejo bloques «muertos» que me permiten atender imprevistos, o compensar el tiempo que me demandaron esos percances.

Algo importante: también bloqueo espacios para mí. Por ejemplo, si estoy escribiendo un libro, bloqueo en la agenda dos horas diarias como si fuera una reunión con alguien más, e igual si quiero teneer algun tiempo para hacer algo que quiero por el solo placer de quererlo hacer. Esto es fundamental, pues esos momentos equilibran en muchas ocasiones picos de estress que de vez en cuando aparecen y le ayudo así a mi salud mental, emocional y física.

Una adecuada planificación se basa sobre metas claras. No puedes saber cuál es tu necesidad de tiempo si no sabes exactamente qué es lo que persigues y cómo lo quieres conseguir.

 Esto también cuenta en el ámbito corporativo.

Muchos líderes embarcan a sus equipos en proyectos que prometen rentabilidades importantes, pero no son realistas sobre los requerimientos de tiempo de cada uno de sus colaboradores y menos aún se encargan de alinearlos alrededor de la meta que se quiere obtener.

El  resultado: proyectos postergados debido a que quienes están inmersos no pueden disponer del tiempo necesario para las tareas que le corresponden.

 A lo anterior se suma que en la mayoría de las ocasiones se toman con ligereza la presencia de interrupciones continúas, el mal manejo de las reuniones cotidianas, la no identificación de bloques de tiempo improductivos, el mal uso de herramientas tecnológicas, como el correo electrónico o el teléfono, e incluso, la incorrecta disposición de los elementos del escritorio.

 ¿Sabes cuánto te cuesta a ti o a tu empresa las interrupciones? Coloquemos un ejemplo: llegan a ti compañeros o miembros de tus equipos a resolver inquietudes. Siempre habrá unos minutos de saludo, el planteamiento de la pregunta, la resolución de la misma, y minutos de despedida en los que se aprovecha para tratar temas distintos al central. Si esto se repite varias veces al día ¿cuánto tiempo te ha costado?¿se han resuelto temas estratégicos o siempre se trata de actividades operativas que podrían ser resueltas de otra manera para lograr una mayor productividad de todos?

 Si aplicamos la Ley de Pareto, tenemos que lo ideal será que  el 20% de nuestro tiempo contribuya al 80% de nuestros resultados. ¿Es esta la relación que hoy en día aplicas en la gestión de tu tiempo y tu productividad?

 Priorizar es básico en todos los niveles del liderazgo. Que resolver urgencias no inunden la agenda. ¿Qué parámetros tienes para establecer prioridades? ¿Cómo está tu capacidad de delegar?

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¡Mi primer Live en LnkedIN!

Estoy organizando mi primer live por LinkedIN. No tengo idea cómo saldrá, pero me voy a arriesgar ¿me acompañas?
El tema: Competencias conversacionales en procesos de cambio.

Cualquier proceso de cambio personal o corporativo inició por una conversación: alguien se dijo a sí mismo o lo compartió con otros, que aquello que venía siendo o haciendo no puede continuar. En este, mi primer live en LinkedIN abordaré cuáles son las competencias conversacionales que potencian procesos de cambio personales y/o empresariales.

Agéndate: miércoles 12 de enero, a las 6pm -hora Colombia-.

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Soy Master Coach Ontológica Profesional Acreditada. Mi pasiones son la escritura, el coaching y la formación organizacional en habilidades de coaching, competencias conversacionales, comunicación en todas sus formas (oral, escrita, estratégica) y los juegos para el aprendizaje (modalidad virtual). Te invito a conocer cómo puedo apoyarte a ti o a tu empresa en el desarrollo de competencias de comunicación y liderazgo. Contacto: contacto@facilitarclic.com o en el Whatsapp +57 315 4786927

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