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Quienes usan mal su tiempo, son los primeros en quejarse de su brevedad. Procura no estar en ese grupo.

Muchas personas se esfuerzan todos los días de manera más o menos exitosa en organizar sus diferentes tareas, citas y trabajos de rutina. Hay quienes al finalizar la jornada se dan cuenta que han estado ocupados cada minuto del día, han ido de aquí para allá, han atendido llamadas, respondido correos, pero aún así se quedaron por hacer cosas importantes.

Nosotros no podemos estirar o aumentar el ‘tiempo’, solo usar mejor el que tenemos a disposición. En otras palabras, el tiempo no lo encuentras, lo programas.

Antes de mirar aspectos puntuales como si llevamos o no agenda, si tenemos claras las actividades prioritarias o si tenemos un acertado esquema para el manejo de las urgencias, es interesante tener en cuenta que el manejo personal del tiempo depende no solo de la personalidad, sino de las creencias que se han generado a lo largo de la vida con relación a este tema.

En esa revisión cuentan fundamentalmente las experiencias vividas durante la niñez y la forma cómo los adultos nos relacionaron con el factor tiempo, porque probablemente allí nos daremos cuenta de aspectos como que la búsqueda de ocupar en algo nuestras horas, independiente de si era prioritario o no,  porque lo importante era que nos vieran en movimiento  quedó grabado en nuestra programación mental.

Y así nos encontramos ahora, en un continuo derroche de tiempo, que al final del día podemos lamentar cuando miramos hacia atrás y vemos que poco hemos avanzado.

¿Qué hacer?

Lo primero para lograr una gestión eficiente del tiempo es revisar esas creencias y tomar solo las que realmente nos beneficien. La actividad no aporta necesariamente el logro. Lo siguiente es generar espacios para una adecuada planificación. Lo cual, claro, requiere de quietud. ¿Cuántos minutos u horas dedicas a planificar tus actividades semanales?

Una adecuada planificación se basa sobre metas claras. No puedes saber cuál es tu necesidad de tiempo si no sabes exactamente qué es lo que persigues y cómo lo quieres conseguir. Un ejemplo de ello es la búsqueda de empleo. Cuántas personas se lanzan a la tarea de obtener un empleo basados en el envío indiscriminado de hojas de vida a páginas de internet, agencias de empleo o empresas, sin tener claro qué quieren realmente lograr y si hay otros medios para alcanzarlo. De repente una sola llamada a la persona indicada sea lo necesario.

Esto también cuenta en el ámbito corporativo. Muchos líderes embarcan a sus equipos en proyectos que prometen rentabilidades importantes, pero no son realistas sobre los requerimientos de tiempo de cada uno de sus colaboradores y menos aún se encargan de alinearlos alrededor de la meta que se quiere obtener. El resultado: proyectos postergados debido a que quienes están inmersos no pueden disponer del tiempo necesario para las tareas que le corresponden.

A lo anterior se suma que en la mayoría de las ocasiones se toman con ligereza la presencia de interrupciones continúas, el mal manejo de las reuniones cotidianas, la no identificación de bloques de tiempo improductivos, el mal uso de herramientas tecnológicas como el correo electrónico o el teléfono e incluso, la incorrecta disposición de los elementos del escritorio.

¿Sabes cuánto te cuesta a ti o a tu empresa las interrupciones? Coloquemos un ejemplo: llegan a ti compañeros o miembros de tus equipos a resolver inquietudes. Siempre habrá unos minutos de saludo, el planteamiento de la pregunta, la resolución de la misma, y minutos de despedida en los que se aprovecha para tratar temas distintos al central. Si esto se repite varias veces al día ¿cuánto tiempo te ha costado?¿se han resuelto temas estratégicos o siempre se trata de actividades operativas que podrían ser resueltas de otra manera para lograr una mayor productividad de todos?

Si aplicamos la Ley de Pareto, tenemos que lo ideal será que el 20% de nuestro tiempo contribuya al 80% de nuestros resultados. ¿Es esta la relación que hoy en día aplicas en la gestión de tu tiempo y tu productividad?

Priorizar es básico en todos los niveles del liderazgo. Que resolver urgencias no inunden la agenda. Y te dejo dos preguntas más ¿Qué parámetros tienes para establecer prioridades? ¿Cómo esta su capacidad de delegar?

 

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