Cómo escribir bien un mail o un chat ¡Te pueden salvar!

Los mail y los chat son como el aire: todo el mundo los necesita pero pocos los valoran, solo se dan cuenta que los necesitan cuando no pueden enviar uno que cierra un negocio o evita un despido.

En una de las sesiones de un proceso de coaching de equipo (virtual) que estoy realizando, el grupo logró avanzar en un tema que no solo venía impactando negativamente su efectividad sino que ya estaba entrando al espacio a afectar las relaciones. Ellos iniciaron bautizándolo como «mala comunicación», pero al profundizar en la conversación resultó que no era mala comunicación sino algunos hábitos en los canales escritos que se han acentuado en estas épocas de teletrabajo.

¿Cuáles eran esos hábitos? Mensajes por correo que nunca son respondidos, «ni siquiera para decir gracias o recibido» (entrecomillados son frases de los participantes del proceso) o que ignoraban cualquier muestra de urbanidad: «es que empiezan a escribir sin un buen día o aunque sea hola», asuntos o frases en el texto del mail en mayúscula: «siento como que me estuvieran gritando» , y para rematar mensajes «en visto» en wap que reciben respuesta varias horas después. Y esto no solo ocurre entre los miembros del equipo, el líder no se quedaba atrás.

Llevo más de media vida en el mundo de la comunicación, primero como periodista, luego como comunicadora estratégica organizacional y finalmente desde el coaching y la escritura, y si hay algo que puedo decir con certeza es que cuando hablamos de comunicación, hablamos de la base de nuestra vida. Y también que cuando aparecen situaciones como las que estoy trayendo hoy en este artículo, los emisores del mensaje solo se están fijando en el qué quieren decir, a quién y por dónde. ¿Saben que se les está olvidando contemplar? El para qué, el cómo y -estos dos últimos son influencia maravillosa del coaching- quién estoy siendo cuando comunico (desde que emoción escribo, que estoy transmitiendo de mí) y cómo estoy cuidando a mi receptor.

Cómo pueden ver, las primeras pueden partir de las 5Ws básicas del periodismo, simple, elemental, pero las dos últimas llevan la mirada hacia mi responsabilidad en ese mensaje, lo que le inyecto de mí y lo que genero en el otro. Así que cuando llegó el momento en ese equipo de entrar a mirar estos dos aspectos todo cambió, las conversaciones se hicieron más comprometidas, menos acusadoras, y solo en ese momento pudieron avanzar para generar acuerdos entre ellos, los cuales puedo decir felizmente que están cumpliendo.

Los canales escritos como chats y correos electrónicos son generalmente las niñas olvidadas de la fiesta, y resulta que son caldos de cultivo de insatisfacciones e inefectividades. ¡No las descuidemos!

Esa es mi forma de abordar la comunicación. Y los invito para que también la miren así, los resultados al hacerlo son como nos gusta: rápidos, efectivos y permanentes.

Les comparto el link donde encuentran un ebook corto y práctico que escribí hace algunos años sobre el tema, se llama El arte de escribir mails y chatear en Amazon

INVITACION. Hace unos días, Santiago Ríos, bloguero también de EL TIEMPO, con su blog Mil Palabras, me invitó a su podcast para hablar de una de de mis últimas entradas de ¿Miedo a hablar en público? ¡Se le tiene la solución!, los invito ahora a ustedes a pasarse por su blog y escuchar este podcast aquí Mil Palabras

Te invito a que te pases por mis redes, son varias pero todas giran alrededor de mis pasiones: coaching, formación y escritura.