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Hace unos días en un juego que implementé en un taller para el desarrollo de la creatividad para el liderazgo, uno de los grupos participantes decidió crear un aparato que cuando lo necesitáramos convertía nuestro día de 24 a 36 horas. No voy a narrar los detalles técnicos de este invento, pero sí les cuento que tuvo gran acogida entre los demás participantes, quienes entre risas y conversaciones coincidieron en que efectivamente los pensamientos que tenemos con el manejo de nuestro tiempo generalmente son de insatisfacción: «no me alcanza el tiempo», «hago, hago y no termino», «no estoy avanzando en lo que quiero pero es que no me queda tiempo».

Muchas personas se esfuerzan todos los días, de manera más o menos exitosa, en organizar sus diferentes tareas, citas y trabajos de rutina. Hay quienes al finalizar la jornada se dan cuenta de que han estado ocupados cada minuto del día, han ido de aquí para allá, han atendido llamadas, respondido correos, pero aún así se quedaron por hacer cosas importantes.

Es claro que no podemos estirar o aumentar el tiempo, sino solo usar mejor el que tenemos a disposición. En otras palabras, el tiempo no se encuentra, lo programas. Antes de entrar a mirar aspectos puntuales como si llevamos o no agenda, si tenemos claras las actividades prioritarias o si tenemos un acertado esquema para el manejo de las urgencias, es interesante tener en cuenta que el manejo personal del tiempo depende no solo de la personalidad, sino de las creencias que cada quien ha generado a lo largo de su vida con relación a este tema.

Por eso, lo primero para lograr una gestión eficiente del tiempo es revisar esas creencias y tomar solo las que realmente nos beneficien.

La actividad no aporta necesariamente el logro

Solo en ese momento, se debe avanzar hacia la generación de espacios para una adecuada planificación. Y ahí sí, es fundamental hacer una pausa. ¿Cuántos minutos u horas dedicas a planificar tus actividades semanales? Una adecuada planificación se basa sobre metas claras. No puedes saber cuál es tu necesidad de tiempo si no sabes exactamente qué es lo que persigues y cómo lo quieres conseguir. Esto también cuenta en el ámbito corporativo.

Muchos líderes embarcan a sus equipos en proyectos que prometen rentabilidades importantes, pero no son realistas en los requerimientos de tiempo de cada uno de sus colaboradores y menos aún se encargan de alinearlos alrededor de la meta que se quiere obtener. El resultado: proyectos postergados debido a que quienes están inmersos no pueden disponer del tiempo necesario para las tareas que le corresponden.

A lo anterior se suma que, en la mayoría de las ocasiones, se toman con ligereza la presencia de interrupciones continúas, el mal manejo de las reuniones cotidianas, la no identificación de bloques de tiempo improductivos, el mal uso de herramientas tecnológicas como el correo electrónico o el teléfono e, incluso, la incorrecta disposición de los elementos del escritorio.

¿Sabes cuánto te cuestan a ti o a tu empresa las interrupciones?

Coloquemos un ejemplo: llegan a ti compañeros o miembros de tus equipos a resolver inquietudes. Siempre habrá unos minutos de saludo, el planteamiento de la pregunta, la resolución de la misma y minutos de despedida que se aprovechan para tratar temas distintos al central. Si esto se  repite varias veces al día, ¿cuánto tiempo te ha costado?, ¿se han resuelto temas estratégicos o siempre se trata de actividades operativas que podrían ser resueltas de otra manera para lograr una mayor productividad de todos?

Si aplicamos la Ley de Pareto, tenemos que lo ideal será que el 20% de nuestro tiempo contribuya al 80% de nuestros resultados. ¿Es esta la relación que hoy en día aplicas en la gestión de tu tiempo y tu productividad? Priorizar es básico en todos los niveles del liderazgo.

Que resolver urgencias no inunde la agenda. ¿Qué parámetros tienes para establecer prioridades? ¿Cómo está tu capacidad
de delegar?

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Uno de los ladrones del tiempo es no saber decir que NO. Cuando aceptamos siempre que las prioridades de los demás están por encima de las nuestras, allí hay un tema para atender

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