Alguna vez cuando te has puesto de acuerdo con otra persona para realizar una tarea y no se lleva a cabo de la forma que tu creías que habían acordado y te han dicho frases – o tú las has dicho- como: “no, pero eso no fue lo que me dijiste” o “yo te entendí otra cosa” o “¿pero si esto fue lo que habíamos hablado, ya no te acuerdas?” 

Y a partir de allí comienza una cadena de juicios personales basado en otras frases igualmente conocidas como “te dije claramente que… “, “pero por qué no me dijiste que no entendías”, en donde centramos la atención en hallar responsabilidades pero no en encontrar el punto donde realmente hay que intervenir, es decir en cómo nos estamos comunicando.

Así como cuando hablé en su momento en el artículo de Claves para escuchar de forma efectiva, el fenómeno de la escucha forma parte de un proceso más complejo y es el de la comunicación. Comunicar no es informar. Comunicar no es ordenar.

Comunicar es poner al servicio de un fin común nuestra capacidad para coordinar acciones, generar conexiones y relaciones, llegar a acuerdos y avanzar hacia un objetivo propio o conjunto. 

En la comunicación efectiva lo “verdadero” no es lo que se dice, sino lo que entiende el receptor, porque en una conversación cada quién dice lo que dice y se debe hacer cargo de ello, pero siempre teniendo en cuenta que el otro escucha no necesariamente lo mismo y esto tiene que ver con los filtros que tenemos cada uno de nosotros  y que van desde nuestros valores hasta intereses propios o afinidad con el interlocutor. Por eso el resultado de una buena o mala comunicación está medido por el efecto final en el receptor.

Dos compañeros de trabajo están concentrados en algo que deben entregar en corto tiempo y los tiene bajo situación de estrés. Me acerco a ellos y les digo “¿quieren un café?”. El primero de ellos, sin mirarme siquiera responde con un seco “no, hay mucho por hacer”, y el segundo me mira, sonríe y responde “que rico, gracias, estaría bueno en este momento?.

¿Qué escucharon entonces cada uno de los dos?

El primero probablemente escuchó que yo estaba pensando “no me importa lo que estén haciendo, como estoy desocupado vengo a interrumpirlos” y el segundo “como no puedo ayudarlos porque no es mi área, por lo menos los apoyo con un café para que se relajen y puedan continuar”. La diferencia de escucha se reflejó en la respuesta de cada uno y seguramente en la relación posterior entre todos.

¿Cómo están comunicándose nuestros equipos? ¿Qué competencias sería importante que desarrollaran para que a partir de una comunicación más efectiva sus resultados se potencialicen?

Por eso, a nivel organizacional malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…), todo esto genera un clima tenso y poco productivo.

¿Cómo te estas comunicando con los demás?
Sin duda tus resultados del día a día son un buen comienzo para saberlo. Y para empezar quiero compartir hoy una herramienta que en su momento sugerí dentro del proceso de planeación de metas, el DOFA, pero en esta ocasión aplicado específicamente a la comunicación. Dado algunos pedidos que he recibido, no solo voy a enfocarlo a comunicación personal, sino también aplicada a las organizaciones.

Todo comunica. De hecho lo que comunicamos a través de nuestro lenguaje verbal es siempre mínimo con relación al peso que tiene el no verbal y el tono.

Como punto de partida recordemos que el DOFA o FODA es una matriz de diagnóstico que se utiliza en los procesos de planeación estratégica y que básicamente observa cuatro ejes: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. En tu DOFA de comunicación o el de tu equipo ¿qué debilidades están presentes? ¿Fortalezas?

Miremos primero aquellos aspectos que dependen exclusivamente de nosotros, de nuestras habilidades, competencias, creencias o pensamientos. Ellos son las debilidades o puntos a mejorar y las fortalezas. Para mirar cómo estamos en estos aspectos desde el punto de vista de la comunicación voy a sugerir las siguientes preguntas, las que tengan respuesta afirmativa se deben considerar como fortalezas y las negativas como debilidades:

En lo corporativo aplican todas las anteriores inquietudes y le adicionaría algunas como ¿Qué indicadores he establecido para medir  la efectividad de la comunicación entre los equipos existentes?, ¿Cuáles son los estados de ánimo y emociones que predominan en las conversaciones al interior de la empresa?, ¿Cuáles son los cuellos de botella en el flujo de información al interior y hacia afuera de la compañía?

Amenazas y oportunidades
Estos factores tienen que ver con lo externo, lo que nos rodea e impacta el resultado de nuestra comunicación: ¿Existe un entorno de confianza al momento de comunicarnos? ¿Estoy consciente de la existencia de rumores o ruidos provenientes de otros que están influyendo en la percepción del otro sobre lo que estoy comunicando? Una oportunidad estaría en la situación contraria, es decir si existen opiniones favorables e imagen positiva proveniente de terceros con relación a mí o mi empresa.

Si escuchar nos abre oportunidades, comunicarnos efectivamente nos empuja a alcanzar lo que queremos y como dijo Peter Drucker “lo más importante de la comunicación es escuchar lo que no se dice”.

Esto es lo que hago: Coaching  y Comunicación efectiva

Procesos de coaching personal (presencial en Bogotá o Vía Skype si vive fuera de esta ciudad); ejecutivo y/o equipo. Consultoría y formación en comunicación efectiva y estratégica a nivel organizacional. Programas de entrenamiento en competencias conversacionales dirigidos a voceros de empresas, equipos de trabajo, ejecutivos, coordinadores, jefes de área, responsables de proyectos, líderes de equipos o comunidades.

Contacto para procesos y/o entrenamientos: coach@coachsandramateus.com / www.coachsandramateus.com

A través de Linkedin Sandra Mateus

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Las capacidades conversacionales son pre-requisito para alcanzar mayor efectividad en las interacciones con otras personas y con nosotros mismos. La mayoría de nosotros pensamos que por el solo hecho de tener la destreza física para hablar y escuchar, es suficiente y que con eso están dadas las condiciones para hacerlo y por lo tanto no habría nada que aprender y mejorar.

Pero muchos de los resultados que estamos obteniendo en nuestras acciones, están marcando una brecha en nuestras vidas personales y/o profesionales, donde gran parte de los problemas o de las oportunidades que generamos, de las satisfacciones y sufrimientos que nos invaden, son el resultado de la manera como estamos hablando y escuchando.

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